Las mejores herramientas y software para organizar un evento

Programas, webs, software y herramientas para la planificación de eventos profesionales.

✅ Organiza tu evento perfecto

Guía para saber cómo organizar el evento perfecto:

¿Cómo elegir la mejor fecha?

¿Cuánta bebida llevar a tu evento? - ¿Cuánta comida?

¿Cómo crear un evento online y vender entradas?

¿Cómo promocionar tu evento?

¿Cómo cumplir la Protección de Datos?

➜ ¿Qué herramientas utilizar para tu eventos?

¿Qué herramientas utilizar para tu eventos?

¿Cómo vender entradas online y tener una lista de asistentes?

Las ventajas son:

• Web de tu evento: Tendrás una web para la venta online o que los asistentes se puedan inscribir online, también podrás incrustarlo en tu propia web.
• Distintos precios: Puedes crear distintas entradas para participantes o espectadores incluso cada uno de ellos con distintos precios, también puedes añadir productos como camisetas o cualquier merchandaising etc.
• Asientos: Puedes tener asientos numerados o sin numerar.
• Promoción: Podemos conseguir muy buenas posiciones en google, prueba de ello es que estás leyendo este artículo. También hemos ido llegando a acuerdos con canales de promoción
• Funcionamiento: Cuando los asistentes compren cualquiera de las opciones, se les mostrará su entrada, podrán descargársela y también les llegará una copia a su email.
• Marca blanca: También disponemos de esta opción para que los compradores vean tu marca, sería como crear tu propia ticketera o tu propio sistema de ventas
• Control de accesos: Los asistentes podrán enseñar su entrada en el móvil o impresa y tu podrás llevar un control de los asistentes que entran y evitar también el copiado de entradas o fraude. Puede valer cualquier móvil pero a partir de 400 asistentes recomendamos lectores láser.
• Recaudación: La puedes solicitar antes o después de finalizar el evento
• Atención al cliente: Tanto si es la primera vez y quieres tenerlo todo claro, como si necesitas algo nuevo como si eres un asistente, te damos soporte.

¿Cómo monitorizar los eventos online?

Con estas herramientas podrás escuchar lo que se dice de ti en redes sociales o internet, lo que está gustando más y menos. Gracias a este conocimiento podrás ofrecer una mejor experiencia a tus asistentes y anticiparte.

• BuzzSumo: Considerada una de las mejores herramientas de márketing de contenidos.
• Feedly: Una alternativa gratuita.
• Brandmentions: Buena plataforma para conocer las palabras clave que se relacionan con tu marca. 
• Google Alert: Te avisan de nuevas entradas de google que contengan una palabra clave, marca etc.
• Metricool: Te ofrece estadísticas básicas pero completas sobre tu web y redes sociales.
• Google Analytics: Es un servicio muy potente con el que tendrás acceso a las estadísticas sobre tu web, lo que funciona mejor y peor, los canales y acciones con mejores resultados etc.

¿Como puedo organizar concursos online en mis eventos?

Unas buenas opciones para poder generar leads o interesados es la organización de concursos online para eventos. Algunas de las páginas destacadas son:

• Trisocial: Consigue reducir los precios propuestos por Easypromos en la mayoría de las opciones que ofrece y añade el soporte telefónico. También han incorporado CRM lo cual es una ventaja.
• Easypromos: Es algo más moderno en diseño, pero Trisocial es mas económico
• Socialtools: Otra alternativa similar a las anteriores.

¿Cómo puedo gestionar mi evento en redes sociales?

La correcta gestión de tu evento en redes sociales será un factor importante a la hora de promover tu evento y por eso te hemos seleccionado alguna herramienta que te ayude en esta labor:

• Hootsuite: Es la que más recomendamos y te permite usar gratuitamente 3 cuentas que pueden ser en 3 redes sociales distintas y te permite programar 30 envíos. También podrás interactuar con tus seguidores y todo ello desde una única plataforma.
• Buffer: Parecida a la anterior, con 3 cuentas gratis, pero con 10 mensajes programados.
• Stacker: Con ellos puedes crear 4 cuentas, una en cada red social
• Socialpilot: Incluye un periodo de prueba de 14 días y a partir de ahí hay que pagar
• Yarr TV: Agrega y proyecta tweets y fotos y vídeos de Twitter e Instagram en pantallas

¿Qué herramientas de mailing hay para eventos? 

Algo muy interesante a la hora de la promoción de tu evento son los emails. Con los siguientes servicios a parte de mandar los emails, podrás saber que usuarios los abren, cuales no, y así si no los han abierto les puedes mandar otro email con un asunto más atractivo. 

• MailChimp: Tiene muy buenos informes y buenas integraciones
• Getresponse: Tiene buenas automatizaciones y gestión de listas.
• ActiveCampaign: Automatizaciones muy completas. Pruebas A/B y automatizaciones basadas en parámetros de tiempo, entre muchas otras cosas.

¿Cuáles son las mejores redes sociales para eventos?

• Facebook: Es un gran aliado para los organizadores de eventos, posiblemente la mejor.
• Twitter: Otra red social que funciona bien y con la que podrás rápidamente lanzar mensajes a tus seguidores de una forma muy fácil.
• Instagram: más orientada a imágenes y videos tanto durante el proceso de creación del evento como durante el desarrollo.
• Linkedin: Si tu evento es empresarial, es la plataforma perfecta para difundirlo.
• Youtube: Perfecto para un video-introducción del evento o un resúmen de otros eventos en video. A ser posible corto e impactante.

¿Cómo hacer un buen seguimiento de los asistentes?

Para ello te recomendamos utilizar algún CRM que es sistema que te permite registrar todas las interacciones que tienes con tus asistentes. Son sistemas que requieren un tiempo hasta que se le saca todo el jugo, pero luego son muy útiles.

• Salesforce: Es uno de los CRM más utilizados, pero no es barato.
• Hubspot CRM: Es una herramienta gratuita que recomendamos
• Streak para gmail: Podrás hacer un seguimiento de los correos de tus asistentes

¿Qué servicios puedo usar para organizar un webinar?

• WebinarJam: Para webinars en directo en los que el público pueda interactuar con los ponentes.
• GoToWebinar: Es la mas recomendada porque funciona bien, tiene poco delay y buena calidad de imagen y sonido
• Webinar Ninja: Es probablemente la herramienta más fácil de utilizar para crear un webinar de todas las mencionadas, aunque la calidad en audio y video es mejorable

¿Qué herramientas de diseño puedo usar para mi evento?

• Adobe Creative Cloud: Indesign, Illustrator Photoshop, Ligth Room, Première y Audition, entre otros.
• Canva: Es otra alternativa fácil si no te quieres meter con herramientas que requieran más tiempo de aprendizaje.
• Pablo By Buffer: Es gratis y lo bueno es que tiene bancos de imágnes y que funciona bien para redes sociales.

¿Cómo organizarte las tareas de tus eventos para ti o tu equipo?

Con estas herramientas podrás organizar tu evento y asignar tareas a cada miembro del equipo.

• Trello: Una buena herramienta que recomendamos para eventos sencillos en la que podrás asignar tareas a tu equipo y ver su evolución. Podrás ir añadiendo tareas en columnas y nombrar las columnas según tus necesidades, por ejemplo en pendientes, en proceso y completadas
• Todoist: Si tu evento tiene mas embergadura te vendrá mejor Todoist ya que se pueden dividir las tareas con mayor facilidad. Otra ventaja es que tiene buena productividad enla versión móvil. 
• Basecamp: Similar a las anteriores pero no ofrece un plan gratuito mas que a profesores y estudiantes.

¿Cómo llevar un control de las facturas de un evento?

• Debitoor: Es muy sencillo y rápido. También puedes personalizar las facturas.
• Selfconta: Está recomendado para pequeñas y medianas empresas, así como autónomos. También te permite crear facturas y cuenta con asesoría pagando una cuota mensual.
• Contasimple: Es uno de los programas de facturación electrónica gratuitos mas populares.

¿Cómo controlar el acceso a tu evento con escáner de QR?

Las herramientas para controlar la asistencia de tu evento son muy útiles para agilizar la entrada en vez de estar con listas de invitados en papel.

• Vivetix: Al crear un evento con vivetix luego puedes usar gratuitamente la aplicación para el control y la validación de las entradas mediante la app para escanear códigos QR con tu móvil.  +info

Hola, os quiero compartir mi experiencia en un evento empresarial de teambulding. Se trata de dar un paseo en barco por las costas de Barcelona https://catvents.com/tour/eventos-de-empresa-y-teambuilding-en-barcelona/