▷Guía 【GRATIS】¿Cómo promocionar un evento?

?? ¿Cómo promocionar un evento? ✅ ¿Cómo dar a conocer un evento? 

Ideas para promocionar un evento gratis, fiesta, conferencia taller, clase o curso

Si buscas cómo organizar tu evento puedes visitar la Guía cómo organizar tu evento

También hemos preparado un listado de webs para promocionar tu evento

¿Cómo promocionar tu evento gratis?

Si alguna vez te has hecho estas preguntas, en este artículo te contamos cómo. No le deseamos a nadie la sensación de quedarse cortos de asistentes a las vísperas de un evento cuando ya se han pagado a proveedores.

Con esta guía resúmen que hemos preparado, te quedará una buena imagen de los pasos que tienes que dar. 

1) Haz una buena página web  

Crea una página web, por ejemplo con wordpress que es gratuito o una página Facebook que también es gratis. Ambos servicios son fáciles, pero les tendrás que nutrir de contenidos, buenos diseños. Con los contenidos puedes ayudarte de google para buscar eventos similares que te sirvan de inspiración y con los diseños si eres bueno con alguna herramienta de diseño o tienes algún amigo perfecto. En caso contrario te toca aprender un poco, no es complicado, ayúdate de fotos que estén disponibles gratis para uso comercial o fotos que hayas hecho tu en eventos anteriores.

2) Prepara una base de datos 

Si no tienes una base de datos ya, créala cuanto antes, y cuanto más segmentada esté mejor. Es decir, apúntate el nombre, email y si ofreces eventos de diferentes tipos, dales la posibilidad a los interesados a que se apunten a los que ellos quieran. Luego, a medida que vayas creando eventos, aumenta tu base de datos con los asistentes. Existen servicios como los que ofrecemos en Vivetix que te ayudan a guardar los datos de los asistentes para que así les puedas volver a contactar para futuros eventos.

3) Haz todo el mailing que puedas

Otra de las estrategias que mejor funcionan y que más baratas son. Nuestra recomendación es que poco a poco vayas haciendo crecer tu base de datos. En el primer evento tendrás unos pocos, al segundo posiblemente un 40% así vas haciéndola crecer. Llegará un momento que su crecimiento no sea tan exponencial.

Una vez tengas tu base de datos ordenada y segmentada, utiliza servicios como Mailchimp que es gratis hasta que tu lista alcance 2.000 inscritos.

Lo bueno de estos servicios es que puedes saber si tus destinatarios han abierto el email, si han hecho click o no en tu email y por tanto puedes volver a hacer otra segmentación. Es decir, que puedes volver a enviar un email a aquellos que no lo hayan abierto o puedes insistir con los que lo abrieron pero no se inscribieron.

La estrategia aquí es mandar un email con un título atractivo que invite a abrir, puede ser una promoción "Por haber participado en - tu evento anterior - has conseguido un descuento de x%", puede ser un "Si te gusto el evento - tu evento anterior - te presentamos la segunda edición vitaminada" etc.

Recuerda cumplir con la RGDP (Protección de datos), en otro artículo te explicamos cómo cumplir.

4) Incentiva a los organizadores, asistentes, ponentes etc

Todos los activos cuentan, tanto los organizadores del evento como los ayudantes son buenos recursos.

Con Vivetix por ejemplo puedes medir las ventas que vienen por cada canal o por cada persona, de tal forma que puedes tomar acciones dependiendo del éxito de cada promotor.

También el ir publicando noticias de los avances, nuevos patrocinadores etc es una buena forma para mantener vivo el evento.

Si en tu evento van músicos, ponentes etc aprovecha también sus contactos.

O el de los patrocinadores que quieran hacer partícipes a sus empleados del evento.

5) Influencers o famosos

Si conoces a algun influencer o blogger, pídele que te eche un cable y sino, siempre puedes buscar a aquellos influencers clave que puedan llegar a tu público objetivo y ofrecerles una comisión por cada venta que cierren. Otra táctica que funciona aún mejor de lo que parece es conseguir a algún famoso y por ejemplo pedirle que se haga una foto con el cartel del evento. Una vez lo consigas, publícalo en las redes sociales y ya verás la viralidad que obtienes.

6) Relaciones públicas

Igualmente si no te llevas bien con los costes fijos, puedes convencer a relaciones públicas que te puedan ayudar a mover tu evento. Digo convencerles porque ellos tienen una reputación y querran saber que tu evento va a cumplir las expectativas. 

7) Amigos

Un muy buen recurso que podrás "explotar" cuando necesites dar a conocer un evento, ellos te ayudarán con su promoción y difusión. Incluso si es un amigo que hace tiempo que no ves, qué mejor momento que en tu fiesta para poder coincidir.

8) Conexiones

Piensa en quien te puede ayudar, lo mismo alguien de tu entorno es periodista y conoce a otro periodista que le puede interesar publicar una nota de prensa sobre tu evento, sobretodo si es atractivo. O si a tu evento van ponentes o músicos, ellos también pueden avisar a su amistades, pero no abuses y llega a algún acuerdo con ellos.

9) Facebook

Es una herramienta muy potente cuando hablamos de eventos principalmente por 2 motivos:

Están todos tus amigos,

Es fácil viralizar entre amigos.

Facebook tiene una ventaja bastante buena y es que podrás pedirle a tus amigos que inviten a toda su lista de contactos, por lo que en un momento puedes conseguir que tu evento haya llegado a cientos de personas con poco esfuerzo.

También cada vez que una persona le da a asistir, muchos de sus amigos lo ven, por eso es un buen medio para viralizar. 

También puedes contratar anuncios segmentados con ellos si ves que vas corto de asistentes para que tu evento le aparezca a más gente. Recuerda añadir un link para que tus asistentes se puedan apuntar fácilmente.

10) Otras redes sociales

Dependiendo de quién sea tu público objetivo y lo privado o público que quieras que sea. Si es público usa todas las redes sociales disponibles. Si tu evento es empresarial, profesional o de negocios logicamente la mejor red social sería Linkedin, donde también puedes invitar a tus contactos.

Entre amigos funciona muy bien whatsapp. En cambio twitter no suele tener mucha repercusión a no ser que propongas algo realmente novedoso.

Instagram también es una buena solución.

Puedes leer más en nuestro articulo sobre ¿Cómo dar a conocer tu evento en redes sociales? - Viralizar

11) Alianzas

¿Has pensado en aliarte con alguien? Puede haber promotores interesados en ayudarte o compartir gastos si creen en tu evento o en tu marca. O tal vez haya patrocinadores que quieran apoyarte porque tu evento está alineado con su producto o servicio. Ellos también pueden anunciar tu evento internamente.

12) Portales de eventos 

Existen plataformas de eventos que tratarán en mayor o menor medida promocionar tu evento, pero no son baratas y no siempre consiguen atraer a muchos asistentes.

En este otro artículo hemos hecho una lista de todos los portales que promocionan eventos gratis

https://vivetix.com/f/p/b/promocionar-publicar-eventos-gratis

13) Promocionar con SEO tu evento

Estábamos dudando si incluir esta estrategia dentro del grouth hacking y al final la hemos metido, pero sabiendo que no es una técnica rápida. 

SEO, Search Engine Optimization, significa una optimización de los resultados de búsqueda de tu página web.

Se trata de si no lo tienes ya, crear un dominio con palabras clave junto con una web acorde a esas palabras clave y tratar de posicionarte en los primeros resultados de Google u otros buscadores.

En el próximo video podemos ver un experimento interesante que te puede dar una idea:

¿Cómo promocionar tu evento pagando?

1) Campañas de publicidad - Anuncios

A veces existen promociones en google o facebook para que hagas una pequeña campaña de prueba y si logras los resultados esperados, siempre puedes continuar con la campaña. Ya sé que aquí escribimos sobre ideas gratis, pero, si consigues 20€ por cada 0,50€ en publicidad, es un dinero bien invertido y rentable.

2) Notas de prensa

Dependiendo de tu evento podría ser una buena idea lanzar una nota de prensa a medios mas especializados que veas que tus asistentes puedan leer. Existen empresas que cobran por nota y te aseguran un mínimo de medios que lo publican. Lógicamente, cuanto más interesante sea el evento, a más medios llegará. Por lo general a los medios les gustan los nombres conocidos, ya sean de personas o empresas, por lo que si vas de la mano de alguno de ellos, te resultará más fácil.

Recomendaciones para lograr la máxima promoción de un evento:

1) Haz tu evento atractivo  

Tu evento tiene que ser atractivo, no es lo mismo: "Fiesta benéfica Abril" que "La madre de todas las fiestas cae en Abril", cuanto más llamativo mejor, hay gente que sólo se apunta porque les atrae el nombre del evento. No olvides, "Sexy vende"

2) Organízalo con tiempo

El tiempo es un aliado, no lo pierdas, organízate, pero a no ser que tu evento se llene, no lo empieces a promover 8 meses antes, porque la gente a 8 meses vista no sabe nindonde estará.

3) Fija una fecha buena

Ten en cuenta que dependiendo del evento, si llueve, puede hacer que tu público disminuya, o si coincide con otros eventos, fútbol o comienzo de vacaciones, o un puente. Puedes leer las claves para elegir la mejor fecha.

4) Crea el evento con antelación

Cuanto antes empieces a prepararlo mejor y más tiempo tendrás para que se apunte la gente y conozcan el evento. Pero tampoco lo publiques con muchísima antelación, porque entonces la gente no sabrá si podrá asistir o no y perderás las primeras ventas directas. 

5) Trabaja antes del evento y no tanto durante

Algunos organizadores parece que solo dan una vuelta y ven que todo funciona bien, realmente esos son los que han hecho los deberes y lo han trabajado todo previamente.

6) Comunicación llamativa y profesional 

Todo alrededor de un evento tiene que guardar una coherencia, si la gente ve que hay trabajo detrás, que tu modo de comunicar es profesional y llamativo, entonces darán por supuesto que el evento seguirá esa misma linea por lo que tendrán una mayor propensión a apuntarse.

7) Incentivos por pronto pago

De todos es sabido que los asistentes tratarán de alargar el momento de compra lo máximo posible y luego se les puede olvidar que querían ir al evento y con eso ya se pierden muchos asistentes. Una idea es crear una entrada con precios crecientes como hacen las aerolineas, de tal forma que si lo compran ahora les podrá salir más barato que mañana porque las plazas para un determinado precio se pueden terminar. Esto alienta a comprarlas cuanto antes. 

8) Crea buena fama

Dá lo máximo que puedas, es posible que en el primer evento no consigas tanto como esperabas, pero conseguirás que la mayoría de tus asistentes quiera repetir y eso es un éxito.

9) Satisfacción = resultado - expectativas 

Si anuncias el súper evento y luego no es tan súper, defraudarás a tus asistentes. Por tanto, dá lo máximo que puedas, no escatimes en detalles a los asistentes para que se sientan cómodos, da insctrucciones a todo el personal para que sean especialmente amables, si alguien se queja por algo, trata de hablar con el, ya que puede crear un cierto mal ambiente y eso no es bueno.

10) Y por último, si puedes, guárdate un as en la manga

Es decir que si puedes poner la típica cláusula de "XX mínimo de asistentes" te ahorrarás dolores de cabeza. Aunque suele ser complicado porque si el lugar del evento está concurrido te pedirán una señal. Aunque el riesgo será menor en caso de cancelación. Dicho esto no volvemos a pensar en ello y nos centramos en conseguir el mayor número de asistentes. 

Y aquí os dejamos un video que nos ha parecido interesante y que refuerza varios de los puntos que aquí hemos tradado:

¿Cómo quitar las comisiones por venta de entrada?

Crea un evento online

Existen mutitud de plataformas de venta de entradas online que son buenas herramientas para promocionar tu evento por internet. Las quejas mas habituales es que cobran unas comisiones bastante altas.

Por último crea listas de asistencia gratuitas o venta de entradas con plataformas como Vivetix que te ayudarán a coordinar y controlar el acceso a tu evento gratuitamente. Para empezar siempre puedes pulsar el siguiente botón

Pero si quieres crear listas de asisencia, controlar el acceso a tu evento etc con Vivetix es gratis.

Si cobras por tu evento habrá un muy muy reducido porcentaje para pagar las comiones de pago con tarjeta.  

En el siguiente botón tienes precios y puedes crear un evento: