▷【¿Cómo organizar un evento y recaudar dinero?】ONG, Fundación o Asociación

Cómo organizar un evento benéfico, cómo solidario, fiesta o gala benéfica o proyecto sin ánimo de lucro? 

 ✅ ¿Cómo conseguir recaudar dinero? Qué plataforma para vender entradas online usar?  

Las causas y proyectos benéficos requieren un esfuerzo de todos y es de apreciar que haya gente como tu que tenga ilusión y ganas de promover causas sociales. Es una labor admirable, que además beneficia a todos. Nosotros queremos poner nuestro granito de arena y que tu evento benéfico sea un éxito, es por ello que hemos escrito este artículo.

¿Cuál es tu objetivo?

Crear un evento benéfico no es un objetivo en si mismo, sino un medio para lograr un objetivo. Entendemos que será recuadar dinero o fondos o incrementar la recaudación del anterior evento etc.. Pero no siempre es así, en un evento solidario, a parte de dinero o donantes, se pueden conseguir activos muy valiosos, como nuevos voluntarios, dar a conocer tus actividades, dar a conocer tu proyecto o proyectos sociales o crear marca para promocionar tu ONG o Fundación.

¿Qué tipo de evento solidario desarrollar?

Para empezar, te damos alguna idéa sobre qué tipos de eventos solidarios podrías realizar:

• Música: Conciertos benéficos, festivales solidarios. Hay veces que los artistas pueden ofrecer un descuento por ir o asistir gratuitamente.
• Comida: Cenas benéficas, comidas, brunchs, paellas gigantes, cata de vinos, excursiones a bodegas
• Juegos: Bingo, cartas etc.. (revisa la normativa local sobre juego y apuestas)
• Con niños: Excursiones, campamentos para niños, actividades, museos..
• Eventos deportivos: Partidos solidatios, carreras populares, Maratones, fútbol, baloncesto, campeonatos de golf, torneos de ajedrez. En estos casos es más fácil encontrar patrocinadores.
• Eventos o fiestas benéficas: Concursos de bailes solidarios, galas benéficas, afterworks sociales, 
• Actividades: Visitas a museos, guías, mercadillo solidario, exposiciones, charlas, ponencias, talleres, cursos, conferencias, monólogos
• Etc

Esto dependerá mucho de 3 factores:

• El tipo de entidad: Si es una ONG o fundación de ámbito de la salud, puede tener sentido que el tipo de evento sea deportivo.Etc..
• La complejidad: Para decidirte, puedes empezar por algo sencillo, como una fiesta solidaria, es tan simple como hablar con un local, que te cedan el espacio, llegar a un acuerdo económico (comisión por bebidas por ejemplo, o si el local no es muy solidario lo mismo cobran un pequeño alquiler) y promover tu evento benéfico a bombo y platillo.
• El presupuesto: Dependiendo los fondos, recursos económicos o humanos que tengáis, podréis enfocaros más hacia un evento u otro. Además, posiblemente seáis afines a un tipo de evento por delante de otro, todo eso suma en la decisión y planificación.

También las cenas solidarias o los partidos benéficos son sencillos, en cambio un festival benéfico conlleva cierta complejidad y logísitca, al igual que las carreras populares.

En todos ellos necesitarás personas o voluntarios que tengan un cometido claro para optimizar el trabajo en equipo.

En muchas guías te dirán que todo es fácil, o leerás las típicas sencillas guías para recaudar fondos para tu ONG o Fundación, no nos engañemos, recaudar fondos o fundraising en ingles, no es sencillo, así que no te desanimes, pero con trabajo y paciencia todo se consigue.

¿Qué pasos dar para organizar un evento solidario y recaudar fondos? 

• Reúne un equipo: Cualquier cosa en equipo es más sencilla y más rápida en cuanto a que sus integrantes estén comprometidos. Eso si, las personas elegidas tienen que dar todo lo que puedan y estar motivados. Si este nucleo es bueno, conseguiréis motivar a otros y que brinen todas sus ganas y apoyo en la organización del evento.

• Planificación: Existen varias herramientas que os puede valer para planificar y llevar la gestión del evento. Es importante fijarse unos objetivos y asignárselos a los miembros de tu equipo. 

• Marketing digital: Si se hace bien puede resultar muy rentable, hay que planificar una estrategia de marketing y un plan de acción digital. Por ejemplo, ¿quién es tu público? ¿Cómo te pueden encontrar? ¿qué buscarían para encontrarte? ¿qué les puede atraer para buscar información sobre tu organización? Dependiendo de estas respuestas será bueno seguir una u otra linea de acción. Por ejemplo, si quieres que te encuentren por internet o salir en las primeras posiciones de Google, deberás generar unos buenos contenidos y que sean útiles, o que impacten a los potenciales interesados en tu causa. Por ejemplo explicar cuál es el problema y qué estáis haciendo para resolverlo. O las redes sociales: Nuestra recomendación sería que usarais Facebook, que crearais una página y consiguierais el mayor número de likes, aunque también Instagram es muy potente, Linkedin si quieres alcazar un público de ámbito profesional o twitter. Asegúrate de fijar un mensaje claro, trata de hacer comunidad y no te olvides que elegir bien tus hashtags ya que será la forma de salir en las búsquedas que haga la gente. También te puede interesar organizar una campaña puntual o varias campañas segmentadas a través de la red que suele ser más económico que otras vías. 

• Donaciones en facebook por cumpleaños: Es una nueva opción que Facebook abrió y en la cual te permite que todos tus amigos puedan realizar donaciones a una causa, proyecto, ONG o fundación que decida el cumpleañero. Es una buena forma de incrementar la recaudación para los proyectos en los que la gente cree.

• Base de datos: Desde el comienzo es importante no perder la oportunidad de que los interesados se puedan apuntar a alguna lista de email o que puedan seguir tu página facebook para que cuando lancéis el evento ya tengáis una pequeña base de datos de posibles asistentes.

• Asistentes: Los asistentes en los comienzos serán amigos y familiares tuyos y de tu equipo y si es un evento atractivo lo mismo también consigues que vayan los amigos de tus amigos y familiares.

• Elección del lugar: Dependiendo del tipo de evento podrá ser un sitio al aire libre o un lugar cerrado. Si es un evento deportivo o que usa vía pública, recuerda que debes tener los permisos adecuados con tu ayuntamiento, si es un lugar cerrado o un local, verifica que ese local también tiene los permisos adecuados para la actividad. Negocia con ellos los precios de las instalaciones, si hay consumiciones. Consejo: Muchos locales te dejan su espacio gratis a cambio de llevarse una cantidad por consumición y si está bien de precio siempre se puede negociar con ellos incrementar el precio para que parte vaya a la donación.

• Fecha: La fecha también tiene lo suyo, puede hacer que incrementes el número de personas hasta en un 50%, si quieres, puedes leer nuestro artículo para saber cómo elegir la mejor fecha

• Organización del evento: Piensa durante el evento qué habrá, algo de picar, un cocktail, un grupo de música, la preparación de una carrera, sorteos, rifas, subastas

• Patrocinadores: Requiere cierta dedicación, primero te encontrarás con un: "mándame un email y lo miro" o "pero para cuando es porque ya hemos cerrado el presupuesto para este año" o "es muy interesante pero ya colaboramos con otras entidades" etc.. No te desanimes, el 90% de las empresas te van a decir que no, y si les insistes un poco más un "0% acabarán cediendo si les expones buenos argumentos. Pero tienes que afinar las empresas objetivo, imagina una empresa que vende artículos relaciados con la infancia: juguetes, libros, ropa etc.. y que trabajas en el tercer sector apoyando a niños, o colaboras con personas o familias en riesgo de exclusión social, entonces es muy posible que estén por la labor de ayudarte, por ejemplo con stocks sobrantes. Lo que si es muy dificil es el tema económico, en rara ocasión te harán una donación en dinero. En cualquier caso van a querer que se haga una difusión, una comunicación de la colaboración. Y si lo haces todo correctamente podrás ganar un patrocinador para tus próximos eventos

• Crea tu evento online gratis: Una vez que ya tengáis el local, puedes crear un evento online para darle mayor visibilidad. Elige si vas a cobrar algo por la entrada o no, si vas a incluir algo en la entrada, por ejemplo un refresco. Consejo: Te recomendamos que incluyas algo, a los asistentes les suele gustar que incluya un refresco, algo de merchandaising etc. Para crear el evento, nosotros como es lógico, te vamos a recomendar que lo hagas con vivetix de tal manera que te podamos guiar y ayudar durante el proceso.

• Promociona tu evento benéfico: Crea una estrategia de difusión, si tienes redes sociales haz post cada 2 días con los avances y dando a conocer nuevos patrocinadores, nuevos hitos cumplidos etc. Avisa a toda tu base de datos, mándales un email de vez en cuando, piensa en hacer una nota de prensa, existen empresas que cobran unos 300€ por la difusión del evento. También puedes utilizar estrategias de promoción dentro de vivetix para que los asistentes a su vez se hagan eco de tu evento entre sus amigos. Habla con los patrocinadores y facilítales el material para que saquen una nota anunciando la colaboración.

Este artículo lo iremos perfeccionando, si tienes preguntas o alguna idea no dudes en contárnosla.

Bonus:

Otras vías de financiación o para recaudar dinero:

• Donantes: Conseguir donantes o socios cercanos a tí, amigos, familiares, conocidos, empresas relacionadas con la causa. No pienses solo en dinero, pueden donar cosas para un posible mercadillo etc o colaborar en tu causa. O puede ser donante de sangre etc.
• Organiza un concurso o rifa: Funcionan bastante bien, la idea es como la lotería, el precio del premio o premios puede ser alto, pero compensa con todas las papeletas que se vendan.
• Bazares y mercadillos: Puede ser de artículos o productos relacionados con la causa o de los paises donde la ONG o Fundación trabaje, o conseguir dondaciones de artículos de segundamano para vender, o ropa que por ejemplo en Reino Unido es muy frecuente encontrar.
• Cursos: Ya sea formación, talleres, consultoría, todo vale para financiar una buena causa, cualquier conocimiento que tengáis vale para recaudar dinero.
• Plataformas: Existen muchos tipos de plataformas que te pueden ayudar a captar fondos, por ejemplo las de crowdfunding, las de e-commerce solidario o de emprendimiento social. También existen plataformas de voluntariado de las que puedes tirar para conseguir personas interesadas en apoyar tu causa.
• Subvenciones: Logicamente hay que contar con ellas aunque es algo complicado conseguirlas. Hay que rebuscar en la red sobre partidas destinadas a cierto propósito que tu entidad cumpla, que coincida con tus fines sociales o fundacionales, leerse las condiciones, ver que cumples meticulosamente cada requisito y cruzar los dedos
• Fundraising o captadores dinero: No vamos a dejar de ponerlo porque por ejemplo funcionan muy bien en paises anglosajones, se trata de voluntarios o personas que se llevan una comisión por subscriptor que se van a zonas con mucho movimiento en las ciudades a tratar de lograr subscriptores o donantes. La captación de fondos suele ser por subscripción.
• Lee: Date una vuelta por internet, busca cursos, formación, pregunta a otras organizaciones o fundaciones en Solucionesong etc.

Por último, transparencia, transparencia y transparencia, a mejores prácticas, mejores resultados.

✅ Venta de entradas para eventos benéficos u otro tipo de eventos y control de acceso

Desde Vivetix te podemos ayudar con las inscripciones, la mayor parte de los servicios son gratuitos cobrando unos gastos de gestión sólo por pagos con tarjeta, pero si el evento es gratis, o incluso si sólo quieres generar las entradas desde taquilla, entonces es completamente gratis.

Las ventajas son:

• Web de tu evento: Tendrás una web para la venta online o que los asistentes se puedan inscribir online, también podrás incrustarlo en tu propia web.
• Distintos precios: Puedes crear distintas entradas para participantes o espectadores incluso cada uno de ellos con distintos precios, también puedes añadir productos como camisetas o cualquier merchandaising etc.
• Asientos: Puedes tener asientos numerados o sin numerar.
• Promoción: Podemos conseguir muy buenas posiciones en google, prueba de ello es que estás leyendo este artículo. También hemos ido llegando a acuerdos con canales de promoción
• Funcionamiento: Cuando los asistentes compren cualquiera de las opciones, se les mostrará su entrada, podrán descargársela y también les llegará una copia a su email.
• Marca blanca: También disponemos de esta opción para que los compradores vean tu marca, sería como crear tu propia ticketera o tu propio sistema de ventas
• Control de accesos: Los asistentes podrán enseñar su entrada en el móvil o impresa y tu podrás llevar un control de los asistentes que entran y evitar también el copiado de entradas o fraude. Puede valer cualquier móvil pero a partir de 400 asistentes recomendamos lectores láser.
• Recaudación: La puedes solicitar antes o después de finalizar el evento
• Atención al cliente: Tanto si es la primera vez y quieres tenerlo todo claro, como si necesitas algo nuevo como si eres un asistente, te damos soporte.