▷【App GRATIS】para controlar el acceso a eventos sin espera 🚶‍♀️🚶

Publicado en categoria FAQ
Gabriel hace 1 año

logística gestión acceso evento evitar esperas

¿Cómo se pueden evitar las colas en los eventos?🚶‍♀️🚶🚶‍♂️

✅¿Cómo agilizar la cola de espera y controlar el acceso con códigos QR? ✅ Canjear y escanear entradas 📳

 

Resúmen

  • Para una correcta agilización de la entrada de los asistentes para tu evento o espectáculo deberás contar con un software que por una parte les permita a los asistentes imprimir sus entradas y al organizador validar las entradas escaneando las entradas con los códigos QR.
  • Vivetix te ofrece ese software de forma gratuita, incluso si no vendes las entradas por medio de nuestro sistema.
  • Existe un pequeño número de incidencias de gente que no trae el ticket o que lo traen en malas condiciones, tenemos las soluciones a cada problema.
  • Cuando la entrada contenga otros productos, por ejemplo entrada general + consumición tendrás que tener unos tickets preparados que te dé el local para poder dárselo a los asistentes y que puedan presentárselo al camarero. O si es entrada VIP puede ser un sello para acceder a ciertos recintos.
  • En la entrada cada segundo cuenta, también te proponemos un cálculo del número de afazatas o ayudantes que necesitas para validar las entradas y que la gente no tenga que esperar mucho.

 

1. Creación de las entradas

En primer lugar, si seguiste nuestro manual para crear un evento online deberías crear un evento con unas entradas como las siguientes:

  1. Entrada general
  2. Entrada VIP
  3. Entrada + 1 consumición
  4. Entrada + 1 consumición + participación en sortéo

 
En el primer y segundo ejemplo, serían los más sencillos, ya que no incluyen ningún extra adicional a la entrada, aunque como vemos una entrada es general y la otra VIP. Pero suponiendo que es un evento con todos esos tipos de entradas te explicamos cuál sería el procedimiento para validar y canjear cada tipo de entrada.

 

2. Validación

Desde la herramienta de venta de entradas online para eventos y organizadores hemos desarrollado un software de control de accesos mediante app móvil para agilizar la entrada a los eventos.

Su uso es muy sencillo y te explicamos los pasos:

  • Lo primero que tendrás que hacer es crear un evento online con el siguiente botón:

organizar un evento online para validar usuarios

descargar aplicación móvil para controlar el acceso asistentes QR

¿Tienes iPhone u otros?:

Cualquier escaner de QR te vale

  • Por ejemplo con iPhone no sería necesario descargarte ninguna app, aquí tienes un video explicativo.
  • Si tienes otros móviles tambien podrás validar las entradas con cualquier lector de QR.
  • Una vez descargado pasar el móvil por la entrada para detectar el QR con la cámara.
  • El escáner detectará una dirección web, pulsa sobre ella y te llevará a una pantalla donde podrás comprobar si el ticket es válido o no.
  • Si no hubieras iniciado sesión la primera vez, te pedirá usuario y contraseña

 

¿Prefieres las listas en papel o te gustaría tenerlas?

Perfecto, además siempre recomendaremos tener un plan B, imagina que te quedas sin batería en el móvil, o se rompe, para ello lo ideal es llevar una lista impresa.

  • Ve a tu evento
  • En el panel del organizador pulsar en Lista
  • Aparecerán los asistentes, se pueden exportar en PDF o imprimir en los botones situados en la parte superior izquierda

 

Otras alternativas:

  • Ve a tu evento
  • En el panel del organizador pulsar más opciones
  • Pulsar en verificar tickets
  • Introducir el localizador de cada entrada manualmente

 

¿Quieres añadir a otra persona de tu equipo para que valide las entradas?

 También se puede:

  • Ve a tu evento
  • En el panel del organizador pulsar más opciones
  • Pulsar en verificar tickets
  • Y dentro en añadir mas verificadores donde podrás escribir el email de la persona que quieres que pueda validar los tickets.

 

Resolución de incidencias:

En cada evento siempre hay asistentes que se les olvida la entrada, que no la encuentran en el email, que la traen y no funciona. No te preocupes, tenemos soluciones para cada caso, este es el proceso y soluciones en caso de problemas:

  • Lo perfecto es que te muestren en el móvil la entrada o en papel para ser validado el QR con la app
  • Si entrada está en el móvil y la app no lee el QR, el asistente deberá subir el brillo de la pantalla o tendrás que validar la entrada mediante el localizador. 
  • Si la entrada es en papel y está arrugada o ilegible, introduce el localizador del ticket en la app.
  • Si no encuentran la entrada que busquen en su email o se metan en https://vivetix.com con su usuario contraseña.
  • Si no se acuerdan de su contraseña pueden recuperarla siempre que quieran introduciendo su email.

A partir de aquí la validación puede ser no segura y validar erroneamente:

  • Si no tiene móvil te tendrá que decir su email para que lo busques en la app.
  • Si no sale su email o no se acuerda, tendrá que decirte con qué nombre se registró y buscarlo en la app, puede ser el de registro o el de Facebook.
  • Si sigue sin aparecer es probable que ese asistente no exista y esté tratando de entrar sin entrada. Llegados a este punto el organizador tendrá que decidir qué hacer. Recomendamos que pague la entrada y en caso de que demuestre que ya la habia comprado anteriormente, se le puede hacer una devolución después del evento.

 

3. Tipos de entrada y acciones a tomar

Cuando los asistentes te muestren su entrada, tu la podrás escanear con la app o introducir el código de la entrada. Al hacerlo podrás ver qué tipo de entrada adquirió el asistente. En este ejemplo son las cuatro mencionadas anteriormente.


Acciones por tipo de entrada

  1. Entrada general: Les podrás dar acceso directamente, hay que pensar que suele ser la entrada con mayor número de ventas y hay que agilizarla. Si contemplas que puede ser otra simplemente haz igual, simplifica al máximo esa entrada.
  2. Entrada VIP: Esta entrada no será tan comprada, por lo que permite poner al asistente un sello, una pulsera o alguna marca para darle acceso a la zona VIP.
  3. Entrada + 1 consumición: Será mismo procedimiento que el anterior, pero tendrás que tener preaparado un vale o ticket que los camareros puedan canjear sobre la marcha. Los locales suelen tener unas pequeñas impresoras que van imprimiendo vales sobre la marcha o bien te los dan en mano para que el organizador los distribuya.
  4. Entrada + 1 consumición + participación en sortéo: Por último en este tipo de entrada igualmente tendrás que tener un ticket de consumición preparado para darle y luego para la rifa puedes darle un ticket del taco que tengas preparado o bien, ya que el organizador tiene todos los números y contactos de los organizadores, puedes imprimirlos y meterlos en el "bol" de la rifa y llamarle directamente por su nombre si le toca.

4. Consejos:

  • Cada segundo cuenta: Cuando hay largas colas esperando a entrar, el acceso tiene que ser muy ágil, cada segundo cuenta. 
  • Personal necesario:Tendrás que tener preparado el personal de acceso para que valide las entradas. Se puede hacer un cálculo fácil. Imagina que tienes 1.000 asistentes y cada asistente entre que tiene la entrada preparada, la saca etc (7 secs) y la escaneas (3 secs) se tarda unos 10 -15 segundos. Por tanto para 1.000 personas x 10 secs / 60 secs en 1 minuto = 166 minutos; Así que depende del personal que quieras poner, recomendaríamos al menos 4 personas para en el peor de los casos no hacer esperar a nadie más de 40 minutos. (suponiendo que las 1.000 personas estuvieran haciendo cola)
  • Inicidencias: Habrá un 5% de incidencias, por ejemplo, gente que no se ha traido la entrada, gente que la ha perdido. Por suerte tiene fácil solución, pero ten en cuenta que habrá que sacarles de la cola para no perjudicar al resto y que otra persona les asista. Si quieres leer sobre las soluciones a las incidencias puedes leer el último punto de este artículo

5. ¿Todavía no has creado tu evento?

Crear un evento es totalmente gratis, ¡empieza a promocionar tu evento!

 

como crear un evento online

Por favor Inicia sesión o Regístrate para dejar una respuesta.