▷【Protección de datos para eventos】? ¿Cómo cumplir la RGDP?

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➜ ¿Cómo cumplir la Protección de Datos?

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¿Cómo cumplir la Protección de Datos?

Hemos decidido hacer este artículo ya que existen muchos organizadores de eventos que sin saberlo, pueden estar infingiendo el Reglamento General de Proteccion de Datos (RGDP) en sus comunicaciones, emails o tan solo por el hecho de tener una base de datos de asistentes a sus anteriores eventos.

Esta ley aplica a organizadores, empresas y responsables que tengan datos de asistentes/participantes de los eventos. Existen varias excepciones, una de ellas es que si tienes una base de datos de uso personal (por ejemplo, agenda de contactos), ésta no estaría sujeta al RGDP.

Pero si tu objetivo es comercial o quieres hacer anuncios de eventos mas ayá del plano personal deberás cumplir algunos requisitos.

1. Registro: Si te dispones a registrar datos de tus asistentes, deberás notificarselo a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Aunque pueda parecer algo complicado, es relativamente sencillo y puede realizarse directamente a través de la sede electrónica. Para su inscripción habrá que indicar el responsable del fichero, su tratamiento, su finalidad, ubicación, el tipo de datos y su naturaleza
2. Consentimiento: Antes de la recogida de datos personales, es obligatorio obtener el consentimiento expreso e inequívoco de la persona. Para ello habrá que indicar la finalidad con la que se recogen esos datos, quién es el responsable de su tratamiento y conocer cómo pueden ejercer sus derechos sobre ellos en cuanto al acceso, rectificación, cancelación y oposición. 
3. Datos sesibles: Existen ciertos datos que tienen un mayor grado de protección que son los relativos a la creencias religiosas, orientación sexual, salud o puntos de vista políticos. Por ejemplo, si tu evento consiste en un cátering y les preguntas a tus asistentes sobre alergias o intolerancias, estos datos tienen que estar más protegidos. Si es tu caso deberás cifrar los datos en su comunicación y almacenamiento, llevar un registro de los accesos con fecha y nombre del que accedió, hacer una lista de personas autorizadas y establecer un procedimiento seguro para su tratamiento.
4. Uso por terceros: En el caso que existan terceros que puedan acceder a tus datos, deberás firmar un contrato o "encargo de tratamiento" donde quede constancia del uso que se le darán a esos datos que deberán ser los mismos a cuando se inscribieron.
5. Fotografías y videos: También se consideran datos personales y deberá aplicarse lo explicado anteriormente. Ten especial cuidado cuando publiques fotos o videos de terceros en redes sociales u otro medio sin el consentimiento previo del asistente.
6. Desuso: Una vez que los datos no sean necesarios, deberán ser cancelados.

Errores frecuentes:

Existen organizadores que recavan información de sus asistentes for medio de Google Forms, Typeform , Survey Monkey u otros servicios en donde el asistente rellena sus datos personales pero no da su consentimiento expreso, por tanto no estarían cumpliendo el RGDP.

Consecuencias o incumplimiento:

Sabemos que existen muchos organizadores de eventos que no tienen constancia de estos requisitos y sin bien es cierto que muchas veces no pasa nada, no es menos cierto que es un riesgo latente y que en cuanto haya una persona descontenta que lo denuncie, puede acarrear graves consecuencias.

Atajos:

En Vivetix, como no podía ser de otra forma, cumplimos con el RGDP y siempre les pedimos a los asistentes el consentimiento expreso para que los organizadores les puedan mandar información, por lo que podrías cumplir sin problemas el Reglamento. Pero ojo, en el momento en el que salgan los datos de nuestra plataforma, ya deberás aplicar los puntos anteriores.

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