El reglamento para la celebración de un evento

El reglamento que se debe tener en cuenta para la celebración de un evento va a depender de las pautas del mismo y la dimensión del acontecimiento influirá de manera importante en las normativas a seguir.

En este sentido, cuando los eventos son de orden familiar o educativo y no están abiertos al público en general, los requisitos mínimos que se deben seguir son respecto a la seguridad. De manera que, la persona encargada de la organización debe garantizar la cobertura de posibles riesgos sobre personas o bienes en espacios destinados a este tipo de eventos, siempre y cuando dicho establecimiento no precise de licencia municipal para tal fin.

Ahora bien, si se trata de un evento de envergadura, deberás tomar en cuenta el siguiente reglamento que te resumimos a continuación:

• Objeto y ámbito de aplicación.  Aplica para todas aquellas personas naturales o empresas, que sean entidades públicas o privadas, que no cuenten con la licencia municipal, pero que deseen desarrollar actividades recreativas extraordinarias, teniendo o no finalidad lucrativa. Se encuentran exentas de la Ordenanza todas aquellas personas naturales o jurídicas, sean públicas o privadas, que vayan a desarrollar un evento de carácter educativo o familiar, que no esté abierto a la concurrencia pública, en instalaciones propias para dichas actividades.
• Locales aptos. Los establecimientos autorizados para la celebración de espectáculos o actividades recreativas, son aquellos que dispongan de las licencias municipales de funcionamiento.
• Necesidad de autorización expresa. La celebración de actividades extraordinarias, necesitarán la autorización previa de la Dirección General de Turismo y ésta se concederá al cumplir con la verificación del cumplimiento de los establecido en la Ordenanza. A su vez, esta autorización no exime el estricto cumplimiento de las condiciones establecidas en las licencias municipales
• Informe del Ayuntamiento. Se debe entregar un proyecto/memoria técnica, el cual será sometido a revisión por los servicios municipales del ayuntamiento, a fin de garantizar que está elaborado en base a la normativa vigente en materia de protección civil.
• Solicitud. Elaborar una solicitud de autorización dirigida a la Dirección General de Turismo que contenga: Nombres, apellidos, DNI, domicilio, así como también, la fecha, el lugar, los números de teléfono y la firma del solicitante. Si el interesado corresponde a una persona jurídica anexar, copia de la escritura y sus posibles modificaciones. En este documento debe expresar que tipo de espectáculo quiere realizar, las fechas y horarios para su ejecución.
• Documentación general. A la solicitud anterior se le debe incorporar la siguiente documentación: memoria descriptiva del espectáculo o actividad que se pretende realizar, en donde se plasme detalladamente las características y peculiaridades del mismo (nombre del evento, precio y cantidad de entradas destinadas para el evento, si este fuese el caso, cálculo del aforo máximo del recinto, licencia municipal referente a la actividad que se desarrolla en el local, póliza de seguro, documento probatorio de haber establecido la fianza requerida en esta Ordenanza, documento acreditativo de la conformidad de la propiedad y la disponibilidad de la misma, tres ejemplares del cartel publicitario del evento, justificativo del pago de las tasas de ordenación de espectáculos y actividades recreativas)
• Documentación específica para la obtención de autorización de actividades recreativas extraordinarias en recintos o locales con determinado aforo (igual o menor a 150 personas, mas de 151 hasta 500 personas, superior a 501 hasta 1.000 espectadores y de 1.000 asistentes en adelante) En cada caso la documentación varía, según el volumen de asistentes y la logística de cada situación. 
  • Básicamente es necesaria la realización de un proyecto técnico firmado por un entendido en la materia competente y visado por el colegio correspondiente, en donde se evalúen las posibles modificaciones que sean necesarias efectuar en el recinto para la realización del evento, así como también, el plan de seguridad en cada uno de los casos, la elaboración de un plano detallado del lugar, en donde se plasmen las posibles modificaciones en cuanto a la instalación de escenarios y demás instalaciones móviles, las salidas de evacuación, disposición de servicios higiénicos, señalizaciones de acceso, medidas contra incendios, instalaciones eléctricas, acústicas o mecánicas, relación nominal del personal que prestará el servicio de vigilancia y el procedimiento del mismo para garantizar el buen desenvolvimiento del evento, la disponibilidad de ambulancias exigibles, según sea el caso.
• Procedimiento de autorización: Las solicitudes y la documentación dirigidas a la Dirección General de Turismo deben consignarse en el Registro adscrito a la Consejería de Economía e Innovación Tecnológica con treinta días de antelación.
• Seguros. Los organizadores del evento deben suscribir un contrato colectivo de incendios y un contrato de seguro de responsabilidad civil, que cubra eventuales daños a los participantes y bienes que deriven de la celebración del espectáculo. El valor del capital asegurado dependerá del aforo de la actividad.
• Fianzas. Los organizadores del evento deben constituir una fianza a favor de la Comunidad de Madrid, ante la Tesorería General de la Consejería de Hacienda, para responder a las posibles responsabilidades económicas que puedan derivarse de la organización del evento. El valor de este depósito dependerá del aforo de la actividad. Y la devolución de la misma se efectuará cuando se haya comprobado que los organizadores del evento no incumplieron con sus responsabilidades.
• Prohibiciones. Se podrá prohibir, cual fuere el caso, la introducción y venta de bebidas alcohólicas y fuegos artificiales.  

Las normas se hicieron para cumplirlas. Esperamos que este artículo haya disipado tus dudas con respecto al reglamento exigido según sea la magnitud del evento que vas a organizar. ¡Éxitos!