Cuál es la documentación que se necesita para realizar un evento

Si tienes dudas sobre qué requisitos se necesitan para realizar un evento, en este artículo te vamos a hablar sobre toda la documentación necesaria para llevar a cabo un evento.

El éxito de un evento depende en un alto porcentaje en la escogencia del lugar en donde se llevará a cabo, así como también la ubicación y el espacio de éste.

Cuando decidimos realizar un evento sea cual sea el lugar que seleccionemos, debemos contar con cierta documentación que nos permita la ejecución del mismo. Pero es importante que sepas que dependiendo de la magnitud del evento y del sitio que escojamos, estos requisitos pueden variar.

Si el evento será intimo, basta con dirigirnos al lugar donde deseamos arrendar el espacio, entregar nuestra identificación personal y hacer el pago de la totalidad del alquiler del mismo, para que de esta manera se formalice la reserva, en la fecha y el horario requerido. Dicho arriendo, debe cerrarse con un contrato en donde ambas partes firmen en acuerdo a lo allí establecido, que variará también de acuerdo a las clausulas y condiciones de cada sitio.

Si, por el contrario, el evento a realizar es en espacios públicos, son las Juntas Municipales de Distrito o el Área de Gobierno, los responsables de autorizar el mismo.

En este sentido los documentos que debes tener para la realización de un evento en espacios públicos son:

• Formulario de solicitud, que pides en el ayuntamiento de Madrid o lo descargas de la web
• Permiso del propietario del suelo si este no es municipal
• Comprobante de pago y póliza de seguro de responsabilidad civil, que resguarde a personas y cosas de eventuales daños, durante el tiempo de montaje, realización y desmontaje del evento
• Proyecto escrito en donde se exponga: 

• El nombre del evento y su descripción, con la perspectiva de afluencia

• Fecha de inicio y finalización del montaje, de la presentación y del desmontaje de las instalaciones

• Horario y lugar

• Croquis a escala 1/500, o de mayor detalle, de la ubicación del área a ocupar demarcada en metros cuadrados, considerando los elementos urbanísticos existentes, instalaciones necesarias, espacio libre para el paso de peatones (siguiendo las indicaciones de la Ordenanza Reguladora de la Señalización y Balizamiento de las Ocupaciones de las Vías públicas por Realización de Obras)

• Planos y fotografías que identifiquen las características y dimensiones de las instalaciones que se colocarán, (escenarios, gradas, iluminación)

• Hoja firmada por un técnico titulado, en donde se exponga el itinerario y la autoridad encargada del montaje y desmontaje de todas las instalaciones del evento
• Planos de las instalaciones subterráneas (galerías de servicios, alcantarillado, conducciones de agua o gas) que pudieran verse afectadas por las instalaciones a montar, si éstas existieran.

Al tener todo en regla, te diriges a cualquiera de las oficinas de registro municipales, así como en los registros de otras Administraciones Públicas.

Seguramente deberás hacer algunos pagos por concepto de publicidad en espacios públicos, ocupación de la vía pública, utilización de servicios públicos en el beneficio de tu evento, esto dependerá de las características del mismo. Son los organismos municipales los que te harán saber cuánto es el importe que debes pagar conforme a los precios públicos vigentes en la correspondiente ordenanza.

Bien sea un evento intimo o una multitud, lo importante es tener elaborado un plan estratégico, para que la realización del mismo sea un rotundo éxito.