Cómo tratar con proveedores: tips para organizadores de eventos

El éxito de tu evento dependerá en un alto porcentaje de la acertada escogencia de los proveedores que prestarán sus servicios. Por ello, a continuación te traemos algunos tips para tratar correctamente y llegar a buenos acuerdos con los proveedores para tu evento. 

El proveedor es una empresa o persona, cuya actividad tiene como fin principal satisfacer las necesidades del cliente. Ellos son la cara de las empresas o personas que los contratan; quienes, en definitiva, harán realidad lo que en un principio empezó como una idea (tu idea). Por eso es de vital importancia, contratar proveedores con cierta reputación, preferiblemente reconocidos o recomendados, que sea verificable su responsabilidad, calidad y ética de trabajo. 

A continuación, te presentamos 6 tips principales para saber cómo tratar con los proveedores:

1. Después de identificar qué tipo de proveedor necesitas para tu evento, es importante elaborar un “brief” o una especie de informe detallado con lo que requieres de cada uno y el tiempo en que debe ser ejecutado. ¡Conócelos! La comunicación cara a cara es trascendente para manejar buenas relaciones. Te corresponde ser muy específico en cuanto a las pautas de tu evento, el presupuesto que manejas; recuerda que el proveedor es un aliado estratégico y te convendrá estar dispuesto  a recibir aportes, consejos e ideas de los expertos en cada área.
2. Solicita dos o tres presupuestos por servicio, evalúa varias opciones. Esto te dará una visión más amplia de precios y servicios que te ofrecen, así como también de sus condiciones. 
3. Establece los siguientes acuerdos: fecha, hora de inicio, lugar del evento y hora de finalización, las tarifas y sanciones, condiciones de pago, la descripción completa de los servicios que prestarán, los horarios de recogida y entrega, cláusula de contingencia por si algo sale mal o no se entrega el servicio. Es de suma importancia que el contrato sea firmado por  todas las partes involucradas en la organización del evento: el cliente, el contratista y el proveedor. Este punto es clave a la hora de asumir responsabilidades y puede protegerte si llega a surgir algún contratiempo. Con esta acción simultáneamente promueves la confianza que el cliente depositó en ti.
4. Posteriormente a la formalización de los contratos, es indispensable que promuevas la comunicación efectiva entre todos los proveedores que harán realidad tu evento. Ten en cuenta que ese día, todos tendrán que trabajar juntos y si quieren que sea un rotundo éxito, deberán estar coordinados. Organiza reuniones conjuntas para tener claro dónde les convendrá colocarse a cada uno de los proveedores el día del evento y así evitar contratiempos. 
5.  Debes ser empático en el trato hacia tus proveedores y propiciar un clima de igualdad, reciprocidad y diálogo. Apunta tus energías en el concepto “ganar-ganar” para que la experiencia sea provechosa para todas las partes. Con esta actitud afianzarás los lazos comerciales y podrás contar con la fidelidad y la lealtad de tu proveedor.
6. Analiza algunos indicadores sustanciales en el comportamiento de tu proveedor antes del evento; su reciprocidad en cada proceso, ese “feeling” que crea confianza, tranquilidad y seguridad de que todo saldrá excelente, porque cuentas con proveedores expertos, éticos y comprometidos con los que hacen ¡Sigue tu intuición!

¡Espero que tu próximo evento sea una experiencia inolvidable y exitosa