Para planificar un evento de cualquier tipo por primera vez y no desistir en el intento, bien sea por pensar que fracasarás o por miedo al arduo trabajo, es necesario partir del concepto de que un evento es todo aquel suceso de cierta importancia, que requiere una planificación para que sea exitoso.
Por ello, te recomendamos que comiences por tener confianza en tus capacidades, pon a volar tu creatividad, identifica con qué recursos económicos cuentas y toma papel y lápiz para crear tu plan de acción.
El primer paso para empezar a despejar los miedos que se producen en la realización del primer evento, es tener muy claro cuál será el concepto del mismo y a qué tipo de público va dirigido.
Al tener dilucidado lo anteriormente expuesto considera, de acuerdo a tus propias experiencias como invitado, qué es lo que más te ha gustado, o que te ha hecho recordar ese acontecimiento a través del tiempo. Dependiendo del tipo de evento y el target de tus invitados, comienza a planificar un cronograma de actividades para la ejecución del mismo en el tiempo deseado.
¡Delegar es importante! ¡No puedes ocuparte de todas las tareas! Busca personas de confianza que estén dispuestas a ayudarte, con habilidades para las tareas que les vayas a asignar.
Escoge el lugar idóneo en donde se llevara a cabo el evento.
Enfócate en los detalles y haz un estudio para determinar con que proveedores vas a trabajar para la logística, el servicio de comida y bebida, la ambientación, el sonido, la iluminación y demás requerimientos. Este punto es crucial, ya que en ellos recae un alto porcentaje para que tu evento sea exitoso. Deben ser comprometidos, responsables y que su servicio sea de calidad.
Para que la difusión del evento tenga el alcance deseado, debes entregar las invitaciones con antelación (mínimo un mes antes) y difundir por las redes sociales de ser necesario. Diseña la invitación con una imagen gráfica que impacta, que sea atractiva y concisa, para que capte la atención de tu invitado.
¡Llegó el gran día!, asegúrate de que todo está en orden y atiende a tus invitados de tal manera que se sientan como en casa. Promueve el intercambio entre ellos con experiencias que permitan la interacción.
Puedes entregar en la entrada algún detalle utilitario y a la vez estético, acorde con tu evento, para que quede de recuerdo en la memoria de los invitados.
Finalmente, como siempre, te recomendamos que analices tu evento, estudia tus errores y aprende de ellos para el futuro.
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