¿Cómo crear el presupuesto para un evento?

Si quieres aprender cómo crear el presupuesto para un evento, te brindamos los siguientes tips que pueden ayudarte: 

Lo primero que debes saber sobre el presupuesto es que debes empezar a realizarlo desde el mismo momento en que te enteres que planificarás un evento, ya que en base a ello tomarás la mayoría de las decisiones que giran en torno a la organización de la actividad. 

En este sentido, una vez comiences con el planteamiento de los objetivos, los propósitos, organices y gestiones a tu equipo, tus proveedores, el tiempo, la comida y la bebida, todo deberás cuantificarlo y ponerle un precio. Por ello, existen dos maneras de adaptar las finanzas de tu evento: una es que adecues la actividad a tu presupuesto y, la otra, es que adecues el presupuesto a la actividad, es decir, en la primera opción, se asigna una cantidad de dinero y, en base a este, debes organizar el evento; mientras, en el segundo, organizas sin tener un límite definido para los gastos. 

Por otro lado, también debes entender bien lo que son los ingresos y los egresos: 

• Los egresos: abarca todo lo que estimas gastar, los costos, los pagos, entre otros. 
• Los ingresos: es la recuperación de los gastos, la ganancia, la entrada monetaria, el retorno que recibiras por el evento. 

Es importante que exista un equilibrio entre los ingresos y los egresos para que el evento no resulte en pérdidas. Por ello, debes tomar tan en serio el presupuesto, ya que este es la columna vertebral de toda la planificación. 

Ahora bien, una vez que entiendas estos conceptos básicos y definas si cuentas con una cantidad de dinero límitada o ilimitada deberás armar el presupuesto en base a tres etapas:

1. El pre-evento: aquí debes anotar todo lo que necesitas para comenzar a planificar y los posibles gastos por cada una de los aspectos que consideres. 
2. Evento: aquí debes ya tomar decisiones concretas, como contratar a los proveedores, alquilar el local, pagar el sonido, la comida, entre otros. Además, tendrás más posibilidad de contar con datos precisos, pues ya debes conocer la cantidad de asistentes. 
3. Post-evento: aquí debes analizar y cuantificar los resultados para anotar y aprender de las experiencias, tomando en cuenta especialmente las cosas que debes evitar en futuros eventos.

Finalmente, te recomendamos que realices un cuadro o una enumeración con las siguientes categorías, para que puedas organizar más fácilmente el presupuesto:

• Las partidas: se pueden dividir en comida, sonido, alquiler, bebidas, decoración, entre otros. 
• Gastos proyectados: aquí debes estimar cuánto puedes gastar por cada una de las partidas establecidas, también puedes hacer un estudio de los costos locales para que te plantees ideas más realistas. 
• Gastos reales: aquí debes anotar lo que realmente gastaste en cada una de las partidas, para que puedas analizar correctamente los resultados durante la etapa del post-evento. 
• Detalles: te servirán para apuntar cada una de las incidencias, extras e inprevistos que se han presentado durante la organización del evento.