▷¿Cómo【conseguir patrocinadores】para un evento?

Publicado en categoria Blog
Gabriel hace 2 semanas

como conseguir un patrocinador o patrocinio

¿Cómo conseguir patrocinadores para un evento? ✅ ¿Cómo buscar o conseguir patrocinio deportivo?

Te enseñamos cómo buscar patrocinadores deportivos, de eventos, conciertos etc.

 

¿Qué es un sponsor o patrocinador? ✅ Significado de patrocinador o sponsor

Un patrocinador, o sponsor es una organización o individuo que financia o apoya un evento, actividad o proyecto.

Normalmente el patrocinio se realiza con fines publicitarios.

La palabra sponsor viene del inglés y a su vez del latín, que significa fiador o auspiciador.

Los patrocinadores frecuentemente se encuentran en el mundo de los eventos deportivos, conciertos, ferias etc. 

 

Ejemplos de patrocinio y tipos patrocinio o sponsorización

Patrocinio economico

El menos frecuente y el más solicitado es el patrocinio económico, por el que un promotor de un evento solicita a una empresa o marca una cantidad económica a cambio de publicidad.

 

Patrocinio en especie

También puede ser en especie, es batante frecuente por ejemplo entre bebidas alcohólicas que tienen más reducido el espacio publicitario y muchas veces colaboran con productos, bebidas etc.

 

Patrocinio en servicios

Este tipo de patrocinio puede materializarse en forma de servicios prestados a los organizadores como por ejemplo apoyo legal de un despacho, alquiler gratuito de material, montaje de un escenario a cargo de una empresa dedicada a ello. También puede ser en forma de fuerza de trabajo humano.

 

Patrocinio de nombre

Muchas empresas patrocinadoras lo que piden muchas veces es que su nombre vaya ligado a un evento, a un estadio, a un equipo que lucha por conseguir un premio etc.

Pero hay muchos otros tipos y ejemplos, tantos como imaginar se pueda, desde prestar material para un evento de gaming, poner un stand regalando periódicos durante el evento, patrocinar un concurso, ofrecer equipos de realidad aumentada para los participantes de un evento tecnológico, hacer la vestimenta de un equipo deportivo o de fútbol, poner a un fotógrafo, regalarte una cuña publicitaria en la radio o un pequeño apartado en el periódico, poner el catering en un evento benéfico, en fin, muchas posibilidades.

 

¿Por qué las empresas hacen patrocinios?

Las principales razones son las siguientes:

  • Porque quieran hacer marketing y darse a conocer
  • Porque quieran llegar a nuevos públicos
  • Para desarrollarse y crecer
  • Por la RSC o Responsabilidad Social Corporativa
  • Para transmitir una serie de valores que tenga un evento

 

¿Es difícil conseguir un patrocinador?

Conseguir patrocinadores suele ser una tarea bastante compleja, en la actualidad existen muchos eventos que tratan de conseguir patrocinadores como sea.

Piensa que también hay muchas ONGs y fundaciones que viven de los patrocinadores, por lo que la competencia es bastante fuerte.

Dependiendo de la madurez del evento, te podrá costar más o menos. Si por ejemplo eres un recién llegado, es tu primer evento o no tienes una marca que lo respalde, realmente es muy complicado conseguir patrocinadores. En cambio, si tu evento tiene una gran trayectoria, muchas empresas querrán patrocinarlo y habrá que elegir con quién quedarse.

También dependiendo del tipo de evento tendrás más o menos posibilidades, por ejemplo si es un evento benéfico, habrá más posibilidades de encontrar una empresa alineada con el objetivo del evento. Si es un evento deportivo también habrá empresas interesadas, pero si es una fiesta de amigos será bastante complejo.

Lógicamente también lo que se pida a cambio del patrocinio influirá en la aceptación o no del patrocinador, si por ejemplo para un evento deportivo pides una pelota a una marca cambio de poner su logo por todas partes, posiblemente te digan que sí. Si por el contrario pides que te patrocinen un 25% del evento, tendrás que tener suerte o contactos para que acepten.

 

✅ ¿Cómo hacer una propuesta de patrocinio, dossier de patrocinio o plan de patrocinio?

Este será el primer paso. Se trata de crear un documento donde venga toda la información del evento. Un documento donde consigas captar la atención del potencial patrocinador.

Piensa que esa presentación le dará en pocos minutos una idea de lo interesante o no que puede ser ese patrocinio. Por lo que habrá que esmerarse. Un diseño cuidado, profesional y trabajado transmitirá unas buenas sensaciones de cómo será el evento.

 

Puntos que debería tener un dossier de patrocinio

El objetivo del evento

Aquí tendrás que definir cuál es el objetivo de tu evento, puede ser promocionar un deporte, hacer un festival de música, conseguir donaciones para una ONG etc

 

A quién va dirigido (público objetivo)

Tienes que exponer muy bien qué tipo de público irá en su mayoría o que grupos de públicos asistirán al evento con sus intereses, comportamientos clave y hábitos de gasto.

 

Por ejemplo puede ser:

Edad media 30 años, nivel sociocultural medio, estado civil mayoría solteros, 50% hombres y 50% mujeres, asistentes internacionales, con un 40% de españoles, 20% franceses, profesiones más habituales sector servicios en el ámbito del turismo 30% etc.

Si no lo sabes puedes pedírselo a tus asistentes en el proceso de inscripción. A este respecto con Vivetix que es una plataforma de ticketing podrás hacerles varias preguntas.

También puedes sacar información interesante si tienes tu evento publicado en Facebook gracias a la herramienta Audience Insights donde podrás ver a qué le dieron los asistentes a “Me gusta” y te darán ideas de posibles empresas de patrocinadores. También puedes sacar información interesante de Google Analytics si tienes una página web del evento. 

 

Estructura y formato

Define bien cómo será el evento, si es un evento deportivo ¿cómo se va a organizar? Va a ser una competición, una carrera popular, qué actividades se van a desarrollar. 

Si es un festival ¿qué grupos van a tocar? ¿Qué tipo de música es? ¿Cómo estará organizado?

O si fuese una feria ¿qué empresas van a exponer? ¿Va a haber talleres?

 

Lugar y fecha

Fecha prevista del evento y el lugar, hay veces que no se tiene claro, pero eso jugará en tu contra, ya que los patrocinadores quieren que esté todo lo más claro posible. Entre una propuesta similar a la tuya y la tuya que no tenga la fecha o el lugar, tenderán a elegir la otra.

En este sentido ten cuidado aquí, no lo dejes, para el final ya que los presupuestos de patrocinio se suelen cerrar hasta un año antes, por lo que si no lo anticipas corres el riesgo que ni abran tu propuesta porque no tienen ningún presupuesto asignado para un nuevo patrocinio.

 

Factor diferencial

El patrocinador querrá saber ¿Qué es lo que diferencia tu evento de otros? ¿Por qué tu evento va a ser un éxito? Es decir, ¿por qué el patrocinador quisiera patrocinar tu evento?

Puede ser porque será un evento de renombre, porque el público objetivo es muy interesante para esa marca, lo que se te ocurra, pero tratad de causarle un impacto positivo.

 

Difusión o promoción esperada

Muchas veces los organizadores de eventos piensan que con la sola aparición de las marcas durante el evento es suficiente. En cierta manera lo es, pero dependiendo del patrocinador buscará algo más y que el evento tenga una partida destinada a publicidad le gustará, ya que tu evento será promovido y junto con él su marca.

En este apartado podrás enumerar todos los canales publicitarios que pretendes alcanzar, tanto offline como online y el esfuerzo que haréis en cada uno con la previsión de público que se pueda conseguir con cada uno de ellos o al menos por categoría.

En resumidas cuentas, unas cifras claves (número de asistentes, medios de comunicación, difusión, estadísticas de redes sociales, etc.).

 

La propuesta de patrocinio o tipo de patrocinio

Al principio hemos nombrado varios, puedes elegir uno o crear uno nuevo. Tiene que quedar clara la propuesta al patrocinador.

Habrá que darle al patrocinador distintas posibilidades para que escoja de acuerdo a las modalidades que se le presenten.

Al patrocinador le interesará saber si existen otras empresas patrocinadores, o cuántas habrá por categoría, no es lo mismo ser el patrocinador oficial que estar en una lista de 40 patrocinadores.

Si es la primera vez que se contacta con el patrocinador, incluso a puerta fría, no recomendamos poner ni precios, ni retribuciones en especie, lo mejor es plantear distintas opciones y luego por teléfono o mejor personalmente ver cuál es la que más les puede encajar y cuánto estarían dispuestos a aportar.

Si el patrocinador expresamente te ha pedido precios o una propuesta concreta entonces trata de conseguir una reunión para explicarle, es mucha mejor estrategia esta que mandarle un dossier con precios a no ser que lo tengas muy claro y no se necesite ninguna negociación. 

 

La negociación final

Sería la última fase, donde se habla más en detalle cada posibilidad de la propuesta, en la medida de lo posible no te cierres a tus propuestas, cada empresa funciona de forma distinta

 

Ejemplos de dossier de patrocinio en pdf

Te hemos preaprado una serie de ejemplo para que cojas alguna idea para hacer tu dossier.

 

 

✅ ¿Como consigo empresas interesadas en patrocinar?

  • Revisa eventos similares a los tuyos y fíjate en quiénes son los patrocinadores, estudia qué es lo que patrocinan, cuales son sus marcas y cuál puede encajar mejor.
  • Dependiendo de qué sector de actuación tengas busca qué empresas coinciden en ese sector puesto que los patrocinadores buscan un público objetivo afín
  • Trata de averiguar quien es responsable de patrocinios de la empresa, puedes probar linkedin y tratar de contactar con esa persona o probar suerte cogiendo el teléfono y pregunta por el departamento de patrocinios, si no tienen y no saben a quién derivarte puedes pedir que te pasen con el departamento de márketing. Aunque también puedes probar suerte con recursos humanos, lo mismo les interesa tu evento para sus empleados. Lo más probable es que te den un email para que les mandes el dossier. También puedes tratar de encontrar el email de marketing en la web, muchas veces lo dan y no es un [email protected]
  • Si necesitas bebida es posible que las empresas te puedan proveer de algo de material.
  • Consigue contactos, pues si, así es la vida, nada mejor como tener un buen contacto o un amigo que conoce a otro amigo que pueda hacer el favor. O tal vez conozcas a un empleado de una empresa que pueda pasar la propuesta a su departamento, siempre habrá más posibilidades que si se la pasa un desconocido.
  • Piensa también en los ayuntamientos como posibles interesados en patrocinar el evento o al menos en darte facilidades, dejarte un espacio gratis etc. Tal vez empresas locales puedan estar interesadas, medios de publicidad locales etc.
  • Cuando hables con los posibles patrocinadores trata de entender qué es lo que están buscando, de esta forma multiplicarás las posibilidades de éxito tratando de ofrecerles aquello que necesitan.
  • No te desesperes, muchas empresas te dirán que no, trata de ver el motivo y vuelve a insistir con las bondades de tu evento. Si no contestaran tu email con el dossier, probar a mandar otro email de recordatorio a la semana siguiente.

 

Vídeos y casos de éxito

El caso del youtuber Mike Macgyver donde nos cuenta cómo consiguió patrocinadores para su rally. Nada mejor que te lo cuenten de primera mano

 

Este mismo youtuber también cuenta cómo hacer un dossier de patrocinio, similar a lo que hemos hablado durante este artículo.

 

Y por último también hemos encontrado la búsqueda de patrocinadores desde otro punto de vista, desde el de la empresa y cómo redactar emails o cómo tratar de capturar la atención de las empresas con ejemplos prácticos

 

✅ Venta de entradas para eventos deportivos u otro tipo de eventos y control de acceso

Desde Vivetix te podemos ayudar con las inscripciones, la mayor parte de los servicios son gratuitos cobrando unos gastos de gestión sólo por pagos con tarjeta, pero si el evento es gratis, o incluso si sólo quieres generar las entradas desde taquilla, entonces es completamente gratis.

Las ventajas son:

  • Web de tu evento: Tendrás una web para la venta online o que los asistentes se puedan inscribir online, también podrás incrustarlo en tu propia web.
  • Distintos precios: Puedes crear distintas entradas para participantes o espectadores incluso cada uno de ellos con distintos precios, también puedes añadir productos como camisetas o cualquier merchandaising etc.
  • Asientos: Puedes tener asientos numerados o sin numerar.
  • Promoción: Podemos conseguir muy buenas posiciones en google, prueba de ello es que estás leyendo este artículo. También hemos ido llegando a acuerdos con canales de promoción
  • Funcionamiento: Cuando los asistentes compren cualquiera de las opciones, se les mostrará su entrada, podrán descargársela y también les llegará una copia a su email.
  • Marca blanca: También disponemos de esta opción para que los compradores vean tu marca, sería como crear tu propia ticketera o tu propio sistema de ventas
  • Control de accesos: Los asistentes podrán enseñar su entrada en el móvil o impresa y tu podrás llevar un control de los asistentes que entran y evitar también el copiado de entradas o fraude. Puede valer cualquier móvil pero a partir de 400 asistentes recomendamos lectores láser.
  • Recaudación: La puedes solicitar antes o después de finalizar el evento
  • Atención al cliente: Tanto si es la primera vez y quieres tenerlo todo claro, como si necesitas algo nuevo como si eres un asistente, te damos soporte.

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