▷ ¿Cómo【organizar y promocionar】un concierto de música? 🎸🎷

Publicado en categoria Blog
Gabriel hace 8 meses

 

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🎸🎷¿Tienes un grupo, quieres organizar o promocionar un concierto, bolo, gira o un evento musical?🎷🎸

¿Tal vez quieras vender entradas para un concierto privado o público?

 

Una lista de consejos con las claves para que sea un éxito. Te explicamos todo los puntos desde la organización, el márketing, la promoción o la venta de tickets. Una guía con ideas y consejos que no deberías perderte para a conseguir que sea un éxito.

No te vamos a engañar que siempre cuando se empieza suele ser más complicado que cuando ya tienes un recorrido, pero igualmente te damos algunas ideas:

11 puntos: ¿Cómo empezar con la organización del concierto?
 
  • Presupuesto: Los vamos a poner lo primero, ya que antes de empezar, debes saber que organizar un concierto y dependiendo del formato, puede costar un dinero. Tenlo en cuenta y si necesitas apoyo, busca patrocinadores que veas que les pueda interesar colaborar. Rara vez aportarán recursos económicos, pero si podrán facilitar sus propios productos. El caso típico son las empresas de bebidas espirituosas.Un truco para encontrarles, es buscar otros conciertos en los que haya patrocinadores, ver cuáles son y contactarles.
 
  • ¿Cómo elegir un lugar o sala para el concierto? 
  1. Ciudad: Si por ejemplo es una gira, céntrate antes en la ciudad o cuidades. Piensa que en las grandes ciudades hay mucha gente pero también mucha competencia, mientras que en las pequeñas hay más facilidades y puedes, incluso, llegar a acuerdos con los ayuntamientos. 
  2. Reputación: Si el local no lo conoce nadie será más barato, pero también será mas difícil que la gente vaya. Muchas veces los locales se llenan solo por el nombre, y a los invitados les gusta más un lugar conocido y que relacionan con calidad, antes que otro menos conocido. Tén en cuenta que éstos locales piden ciertos requisitos de calidad a los músicos o al repertorio musical que se desarrolle.
  3. Cercanía: Cuanto más cerca esté y más cómodo mejor. Pónselo fácil, cuantos más impedimentos, más costará llenarlo.
  4. Aparcamiento y transporte: Vigila este tema, es otro punto en el que tus asistentes se fijarán para ver lo cómodo que es para ellos. Tiene que haber algún aparcamiento cercano y deberías informar de donde. O si van en transporte público que esté bien comunicado
  5. Aforo: Más vale quedarse corto que largo. Lo ideal es que consigas una sala ampliable por zonas, es decir, que a medida que se vaya llenando un espacio, se abra otro, así nunca dará sensación de vacío.
  6. Aspectos técnicos: Si es un local acostumbrado a grupos de música no tendrás problemas, pero si no suelen hacerlo, fíjate bien en los equipos que tengan o en si hay escenario. Cuando hay música en vivo se requieren equipos especiales, no vale con unos altavoces y una mesa. Tampoco es lo mismo un músico que 2 o 3 o el número de instrumentos.
  7. Negocia: Existen muchos locales que están acostumbrados a dejar el local gratis a cambio de las recaudaciones por consumiciones, otros que te cobran y también se llevan las consumiciones. Trata de negociar con ellos condiciones ventajosas para ambos.
  8. Legal: Vigila que la sala tenga todos los documentos legales en regla, no será la primera vez que las autoridades cierrar un local por no disponer de los permisos necesarios lo que puede provocar la quiebra. Si necesitas ayuda consulta con un abogado.
  • ¿Qué fecha elegir? Ten cuidado con la fecha, que no coincida con partidos de fútbol u otros eventos o ten en cuenta el tiempo, ya que con lluvia suelen reducirse un 30% los asistentes. Trata de evitar la última semana de cada mes ya que si tu evento es de pago, suele ser económicamente un mal momento, en especial la de Enero, en Febrero por ejemplo no afecta tanto. Pero deberás tener en cuenta factores como meses, estaciones y horas de luz. En otro artículo hemos preparado mas información para saber cómo elegir la mejor fecha para tu evento.
  • Grupo: Si ya tienes un grupo de música perfecto, pero tal vez te falte un nuevo artista o artistas, como sabrás tendréis que ensayar antes para estar coordinados. Si por el contrario tienes que contratar artistas o músicos, busca que sigan una misma linea, por ejemplo, no mezcles estilos muy distintos, por ejemplo si empiezas con los primeros artistas tocando rock, luego no pongas gospel, jazz, soul, reggaeton etc. Sea el caso que sea, cuídales, que tengan un lugar de descanso, que tengan a alguien con quien contactar en caso que necesiten algo. También cuida el tipo de música y que sea acorde a tu público. 
  • Repertorio: Cuídalo, aquí habrá unos que te digan que empieces fuerte, luego reduzcas y así sucesivamente. En nuestra opinión, lo mejor es ir ascendiendo el nivel de los grupos o temas a medida que se vaya desarrollando el evento. Si se empieza fuerte y luego se reduce, se corre el riesgo de que les defraude, mientras que si vas escalando la calidad, estarán expectantes de ver cómo termina.
  • Duración: Si te pasas los asistentes se aburrirán y empezarán a irse. En general, al igual que con el aforo, recomendamos quedarnos cortos que pasarnos, siempre y cuando avises de los horarios de antemano. Es decir, mas vale que la gente se quede con ganas de más, para que repitan, a que estén deseando irse y no vuelvan.

  • Sorprender: Trata de conseguir ese efecto entre tus asistentes, eso les hará tener un buen recuerdo y ser más proclives de repetir a la siguiente.

  • Sé puntual: Cumple con los horarios, ello denota profesionalidad y respeto por tus asistentes y su tiempo. En ello también está incluidas las esperas, no les tengas haciendo largas colas porque el evento empezará con mal pie.

  • Cuida los detalles: Habla con el personal del local, especialmente con el que recibe a los asistentes, deberán ser amables. También cuida la limpieza, en especial la de los servicios. Tus asistentes valorarán muy positivamente que estén limpios. Pero no solo eso, también ten un servicio atento para responder las preguntas o consultas que te hagan sobre el evento.

  • Material audiovisual: Llévate un fotógrafo como mínimo y si es posible alguien que grabe en vídeo el evento y te haga una post-producción. Aunque cada vez más se van imponiendo los vídeos en streaming. Existen varias soluciones para la retransmisión de vídeos en directo, por ejemplo desde Youtube, pulsa para más información y otra herramienta interesante para la edición y retransmisión de vídeos es watchity Los vídeos son un fantástico medio para coseguir llegar a tu público, seguidores o fans. Y si el vídeo está bien trabajado y es profesional, puede convertirse en viral mucho antes que otros formatos
 
  • Recaudación o cómo vender las entradas:  Fija un precio razonable, si estás empezando lógicamente tendrá que ser más barato que si llevas un recorrido mayor. También puedes hacer alguna promoción regalando algo, una bebida o merchandaising. A los asistentes les suele gustar recibir algo material a cambio. Reduce lo mas posible las comisiones por venta de entradas, la media del mercado es 8% pero nosotros, Vivetix, tenemos las comisiones más bajas del mercado, por lo que tus asistentes o usuarios se verán contentos de no tener que pagar grandes cantidades. Si quieres puedes crear un evento y luego continuar con los siguientes puntos.
 

crear un evento online para promocionar un concierto

  • Equipo preparado: Si tienes equipo en propiedad no hay problema, pero aun así, ten en cuenta que algo se puede romper por lo que conviene tener un plan B. O si necesitas un técnico de sonido confirma que está disponible y que todo está OK.

  • Personal en la puerta:  Recuerda que si cobras entrada u ofreces una consumición, tendrá que haber alguien en la puerta controlando el acceso, normalmente son los propios del local, pero háblalo con ellos. Igualmente si te has decidido por utilizar Vivetix, tenemos una app para agilizar el acceso en la puerta y evitar que haya colas. Recuerda que cuanto más fácil sea todo en la puerta mejor.

La organización ya está, ahora queda saber cómo promover tu concierto, ya sea privado, público 

 

como dar a conocer promocionar un concierto

 

La guía definitiva: ¿Cómo promover tu concierto? 

Imaginemos que después de seguir los pasos anteriores, ya tienes el concierto organizado, ahora queda la parte de su promoción y difusión. En resumidas cuentas, te vamos a dar los pasos para saber cómo dar a conocer tu concierto.

  • Definir una estrategia de márketing: Tienes que pararte un tiempo para entender e implementar un plan de márketing para tus eventos que tenga sentido y con el que consigas incrementar tus ventas. Si quieres profundizar a este respecto puedes leer cómo hacer el plan de márketing perfecto

  • Público objetivo: Lo primero que debes saber es a quién va dirigido tu evento, si estás empezando, normalmente tirarás de amigos, pero si ya llevas un recorrido, párate a pensar quiénes son y cómo conseguir llamar su atención.

  • Tirar de agenda: Este método es muy recurrido, coger whatsapp o el teléfono y empezar a llamar o escribir a todos tus amigos para invitarles al evento. Tus amigos serán los primeros groopies y te serán de gran ayuda ya que éstos a su vez invitarán a otros amigos. O si conoces a algún influencer, la llamada o el quedar en persona suele ser bastante efectivo para convencerle de que te ayude a mover el concierto.

  • Mailing: El envío de invitaciones por correo electrónico es un método de márketing muy efectivo y económico. Una de las herramientas más conocidas es Mailchimp con la que además es muy sencillo hacer un seguimiento de los envíos. De tal manera que por ejemplo, puedes repetir el envío con un asunto más atractivo a todos los que no hayan llegado a abrir tu email.

  • Por redes sociales: Si no la tienes todavía, puedes crear una página de Facebook y un evento en Facebook para tratar que se haga viral entre tus amigos. En otro artículo puedes leer cómo viralizar tus eventos en redes sociales. Para hacer tu evento viral, la teoría es sencilla. Por cada asistente que pulse en estar interesado, Facebook va a mostrar ese interés a muchos de sus amigos, y por tanto más posibilidades tendrás de darlo a conocer. Además, ya es sabido que una de las mejores formas de convencer a un asistente a que venga a un evento es que un amigo suyo vaya y ellos se vean allí. En Facebook también puedes pedir a tus amigos que inviten a sus amigos directamente al evento, de tal forma que con que aunque solo los mas cercanos inviten a sus amigos, puede llegarles la notificación del evento a 1.000 personas fácilmente. También existen otras herramientas como Instagram que son muy buenas, pero para ello deberás contar con buenas fotos o un buen diseñador gráfico y no olvidarte de poner un hashtag por cada palabra clave para que tus fans o seguidores te encuentren más fácilmente, también puedes apoyarte de linkedin o twitter. Todo depende de los recursos que tengas en un principio. Aunque en el tema de conciertos, de todas las redes sociales recomendaríamos Facebook o Instragram.

  • Por internet: Utiliza la red para crear una página web, forma parte de la estrategia digital y te ayudará a que seas encontrado. El objetivo es que cuando alguien busque a través de Google el nombre del evento, de los músicos, o del musical, éste apareza en las primeras posiciones. En caso contrario sería una pena perder a ese posible cliente. Existen muchas herramientas para crear tu sitio web, una de las más conocidas y gratuitas es Wordpress, busca una plantilla que te guste y aplícasela a tu blog para darle un aspecto más profesionaly caché.

  • Promotores: Existen relaciones públicas que te pueden ayudar a promocionar tu evento, cada promotor se llevará una comisión por cada persona que lleven, por tanto a la hora de fijar los precios, ten en cuenta que deberías guardarte un margen para este tipo de promotores.

  • Amistades - boca a boca: Si tu evento es bueno, o si ya tienes una marca creada, será mucho más fácil llegar a tus fans y público. Si tu grupo ya tocó previamente y a la gente le gustó, ellos mismos van a decírselo a todos sus amigos y les invitarán a tu próximo evento.

  • Anuncios: No hay que tener miedo a gastarse unos euros en anuncios, os recomendamos que acudáis a redes sociales como Facebook ads ya que podréis llegar más fácilmente a vuestros amigos y a los amigos de vuestros amigos.

  • Descuentos: De acuerto a lo que hayas establecido en tu plan de márketing, ofrece entradas gratuitas a aquellos usuarios que consigan convencer por ejemplo a 5 amigos o más para que vayan y te compren una entrada para tus eventos.

  • Mantener el "buzz": Buzz en inglés significa zumbido, es decir, que publiquéis noticias de cómo avanza vuestro evento de vez en cuando para que los posibles asistentes vean cómo son los preparativos. Con ello conseguiremos que no se les olvide el evento y por otro lado les mantendréis expectantes.

  • Asociarte: Piensa que puedes establecer alguna relación de colaboración con otros grupos y entre todos hacer el concierto. Puedes por ejemplo asociarte también a alguna ONG y tocar en sus eventos, poco a poco te irán conociendo y ampliaréis vuestros contactos.

  • Notas de prensa: No son todo redes sociales, llegar a los medios de comunicación es muy importante y te dará una buena promoción. Se puede llegar de varias formas, poniéndote en contacto con los medios al buzón general donde seguramente nadie vuelva a leer la nota de prensa, con los periodistas que escriban sobre conciertos o musicales o contratando algún servicio de pago para que te publiquen la nota, cualquiera de los dos últimos te puede funcionar. Nuestro consejo si no tienes mucho tiempo o experiencia, es que acudas a una agencia especializadas en promocionar artistas, por ejemplo Promoción musical o Musicalizza.

  • Crea un evento online: Existen multitud de plataformas para vender entradas online que son buenas herramientas para promocionar tu evento por internet. Las quejas más habituales es que cobran unas comisiones bastante altas. Si quieres crear tu evento con los gastos de gestión más económicos puedes pulsar el siguiente botón:

crear un evento online para promocionar un concierto

 

Otras ideas buenas de la mano de Dani Aragón de Musicalizza:

 

 

¿En qué te podemos ayudar desde Vivetix?

  • Somos una plataforma de venta de entradas por internet ubicada en España que te ayudará a dar a conocer tu evento gratis.
  • Podrás poner en práctica el método escalonado de Dani Aragón y cuantificar el éxito de cada estrategia.
  • Podrás cobrar anticipadamente a tus asistentes, en este caso, aunque mínimos, existen unos gastos de gestión provenientes del pago con tarjeta. Los puedes aquí.
  • Podrás recompensar a tus asistentes y animarles a que compartan tu evento.
  • Podrás crear descuentos o promociones para aquellos asistentes o campañas que elijas.
  • Evitarás las colas y las esperas el día del evento gracias a nuestra app de control de accesos, aunque siempre podrás descargarte las listas en papel.
  • Desde tu evento Facebook podrás incluir el link de compra directa para que tus asistentes puedan adquirir su entrada
  • Si ya estás decidido, puedes empezar creando tu evento desde:

crear un evento online para promocionar un concierto

Y a tocar!

 

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