Los pasos esenciales para tener un evento exitoso

Publicado en categoria Preguntas
Valeria Pulido hace 1 año

Sabemos que organizar un evento es un tema bastante complicado, pues se requiere tener en cuenta muchos detalles. Por eso, te presentaremos los elementos fundamentales que debe tener cualquier evento para que el resultado sea exitoso y te los presentamos en 10 sencillos pasos:

  1. El primer paso es tener muy claro cuál será el concepto del evento y qué se desea obtener con él (el disfrute de familiares y amigos, intercambiar saberes, vender unproducto, obtener seguidores y ganancias, inauguración de algún establecimiento, entre otros).
  2. Sigue el dicho: “Póngase usted en los zapatos de sus invitados”. ¿Qué le gustaría encontrar, experimentar, comer, tomar?. Si partimos de este principio, su creatividad lo ayudará, de acuerdo a su propia experiencia, a tener un buen plan para su evento y en definitiva a cubrir las expectativas de sus invitados.
  3. Seguidamente te recomendamos hacer una lista de las acciones que debe tomar para su ejecución, el tiempo aproximado en que se llevarán a cabo cada una de ellas y el dinero que se invertirá.
  4. Debe contar con un equipo de su entera confianza y capacitado para llevar a cabo cada tarea. Haga un cronograma de actividades y las personas que estarán a cargo, para así registrar cada paso cumplido en el tiempo estimado, para más información, te recomendamos visitar nuestro artículo de ¿cómo gestionar un equipo para un evento?. ¡El orden es pieza clave para obtener buenos resultados!
  5. Por otro lado, es de suma importancia que escoja a proveedores confiables, preferiblemente reconocidos o recomendados, ya que de ellos dependerá el éxito en cuanto a responsabilidad y calidad.
  6. Asegúrese de enviar las invitaciones con tiempo suficiente, calcule un mes antes, como mínimo. Además, según el tipo de evento, difunda la información por las redes sociales y por email. Recuerde que una invitación atractiva, captará la atención de su invitado y estará dando el primer paso para el éxito que desea en su evento.
  7. Ten muy en cuenta los detalles, como por ejemplo: la decoración, el sonido, la iluminación, la comida y la bebida. Estas, son en la mayoría de las ocasiones, lo que hace inolvidable su evento. ¡Contrate expertos y sea muy creativo y original!.
  8. Involucre a los participantes de su evento con acciones y experiencias memorables que causen emociones positivas y que promuevan el intercambio entre ellos. Es una manera de cautivar a sus invitados y hacer que la experiencia perdure en su memoria. 
  9. El personal encargado del recibimiento y la atención de los participantes de su evento, debe ser empático, respetuoso y altamente capacitado para la función que va a ejercer. Las habilidades interpersonales y la comunicación efectiva del personal que atenderá a sus invitados es trascendental. El objetivo es que todas las personas se sientan a gusto.
  10. Finalmente, agréguale un elemento sorpresa a su evento con la entrega de algún souvenir original y utilitario que se adapte a su presupuesto. ¡Sorprende a tus invitados! Ellos te lo agradecerán y no lo olvidarán.

Recuerda: ¡La organización y la creatividad serán la clave para que su evento sea un total éxito!

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