Estructuración de planes para la organización de eventos

En este artículo te vamos a dar algunos consejos para que puedas realizar una correcta estructuración de planes para la organización de un evento. 

En este sentido, antes de comenzar a planear, te recomendamos responder a las siguientes preguntas: 

• ¿Con qué propósito se va a organizar el evento?
• ¿Para qué se quiere organizar? 
• ¿Cuáles son las tareas básicas para organizar el evento?

Estas interrogantes te ayudarán a darte una idea de qué tipo de evento vas a planificar (abierto o cerrado) y, a partir de ello, definir el lugar, los invitados, la comida, entre otros. 

La verdad es que planear un evento es un poco más complicado de lo que las personas consideran, en especial, porque es un trabajo que requiere de mucho detalle. Por ello, es importante que establezcas una buena estructura de organización a partir de las fases propias de la planificación de un evento que son: 

1. Pre-evento:  como su propio nombre lo indica, aquí se realizan todas las tareas previas al evento, es donde debes definir lo que necesitas para llevar a cabo el objetivo. Igualmente, en esta fase vas realizar las actividades inherentes a la planificación y comenzarás a desarrollarla (es el montaje del evento). 
2. Evento: Es el momento, día y lugar de ejecución del acto o fiesta. Aquí se implementa todo lo que has planificado en el pre-evento. 
3. Post-evento: Luego de culminada la fase anterior, debes desmontar, ordenar, pagar facturas pendientes, entre otras tareas que ameritan la finalización de un evento. Además, es importante que durante esta fase realices un reporte y un análisis de todo lo que ha salido bien o lo que a salido mal, como un aprendizaje para futuros actos. 

Por otro lado, si te encuentras planificando un evento para un cliente o para la organización en la que trabajas, te recomendamos seguir los siguientes pasos:

1. Comunícate con tu cliente o jefe para definir y conocer sus deseos y necesidades.
2. Determina los propósitos y objetivos que tiene el evento para poder comprender qué tipo vas a organizar. 
3. Define la estrategia utilizarás y los departamentos de la empresa que necesitarás que colaboren. 
4. Contacta proveedores, instituciones públicas y demás empresas sobre las que necesitarás apoyo o de los que necesitarás su presencia. 
5. Haz una lista de las tareas que debes realizar (apuntalo todo)
6. Define a quiénes necesitas para realizar las tareas que has listado y el tiempo que consideras que te tomarás en cada una de ellas. 
7. Programa la fecha y el lugar del evento. Recuerda reservar y comprar todo lo que necesites con tiempo suficiente. 
8. Promociona el evento a través de las redes sociales, la televisión o la radio. O envía las invitaciones correspondientes. 
9. Coordina todas las actividades que se realizarán durante el evento y mantente en constante comunicación con tus colaboradores en ese momento. Si vais a realizar un acto, es bueno que hagas un ensayo previo. 

Finalmente, recuerda que al finalizar el evento es conveniente realizar un reporte del mismo, donde definas el resultado y el retorno obtenido.