Si quieres aprender a elaborar el presupuesto perfecto, a partir de los proveedores necesarios para tu evento, te invitamos a continuar leyendo este artículo.
Como sabes, no es tarea fácil elaborar el presupuesto para la realización de un evento; sea cual sea el motivo del mismo, debes saber que, sin la colaboración de los proveedores, no sería posible concretarlo, ya que son estos los protagonistas que materializarán lo que hasta ahora es una idea o proyecto.
En este sentido, el salón, las personas que colaborarán en la organización y protocolo, el sonido, los micrófonos, la decoración, el catering, todo dependerá de otras personas o empresas, por lo cual es imprescindible hacer un análisis del presupuesto que manejas, para llevar a cabo la contracción de los servicios que intervendrán al final en el resultado exitoso de tu evento.
Aquí te dejo 4 consejos de cómo elaborar el presupuesto perfecto para tu evento a partir de los proveedores que necesitas:
- Debes tener claro de que trata el evento, para saber qué necesitas contratar, ya que no es lo mismo el lanzamiento de un producto al mercado, que un matrimonio. Aunque ambos son motivos de celebración, requerirás contratar cosas distintas para cada uno de estos casos. Ello también influirá en el presupuesto, la temática y el enfoque que le quieras dar a la actividad.
- Luego haz un listado de los invitados que asistirán a tu evento. Esto te despejará el panorama, ya sabrás en base a qué cantidad debes presupuestar todo lo referente al catering, el número de mesas y asientos que necesitarás y los recuerdos o souvenirs a entregar. Mientras más personas, mayor es el presupuesto que debes manejar.
- Consigue un buen lugar o escenario ideal para efectuar tu evento. Existen muchos lugares que ofrecen todos los servicios que vas a necesitar. No obstante, esta opción viene bien cuando tu presupuesto es holgado y tu tiempo limitado. En caso de que tu presupuesto sea ajustado, te convendrá buscar varios proveedores de cada servicio a contratar, para poder realizar una comparación de precios para elegir la mejor opción. Con paciencia y dedicación encontrarás el que mejor se adapte en base al dinero que dispongas.
- Cuando se trata de un evento empresarial es primordial el intercambio a nivel comercial con patrocinantes afines al sector. Hazles saber que asistiendo a tu evento como patrocinador, se posicionará a nivel financiero y se dará a conocer aún más en el terreno en donde opera. Estimula la reciprocidad de servicios con ellos, plantéales las opciones que les vas a ofrecer a cambio de su contribución monetaria (divulgación de los patrocinantes que apoyan tu evento en medios comunicacionales, colocación de su identidad corporativa en tus carteles publicitarios, pases de cortesía, descuentos de tus productos, participación activa en tu evento) Esta es una estrategia de marketing poderosa que no puedes desaprovechar.
Finalmente, te recomendamos visitar nuestro artículo sobre ¿Cómo crear el presupuesto para un evento? para que sepas como debes estructurar tu presupuesto a partir de los consejos que acabamos de brindarte.
