Guía GRATIS para la organización de un evento deportivo

¿Cómo organizar un evento deportivo? ✅  Torneos de fútbol, carreras populares, torneos de golf, tenis, pádel, campeonatos de atletismo etc.

¿Qué es un evento deportivo?

Los eventos deportivos son actividades que se desarrollan entorno a un ejercicio físico sujeto a unas normas, donde se prueban habilidades, destrezas o fuerza física. Pueden tener lugar puntualmente o periódicamente. 

Dependiendo de la importancia del evento puede llegar a suponer una gran repercusión para el turismo, infraestructuras, la economía etc.

Ejemplos de eventos deportivos

Los eventos deportivos más conocidos pueden ser los Juegos Olímpicos, Mundial de atletismo, Roland Garros, Mundial de Fútbol, Campeonato de Waterpolo, Ryder Cup de Golf

Pero pueden ser de cualquier tipo, un club de fútbol que organiza un torneo o un colegio que organiza un campeonato de fútbol, un torneo de golf, de tenis, de pádel, una competición de artes marciales, una federación que organiza una competición de atletismo en sus distintas categorías benjamín. alevín, infantil, cadete, juvenil, junior, promesa, senior, aficionados o veteranos etc.

¿Cómo hacer un evento deportivo? / ¿Cómo organizar un evento deportivo?

¿Qué objetivo tiene un evento deportivo?

Los objetivos de un evento deportivo pueden ser múltiples, desde potenciar el deporte en un municipio, atraer turismo, o también por qué no, sacar una rentabilidad o promocionar unas marcas.

Sea cual sea el objetivo, éste debería ser medible, por ejemplo si es potenciar el deporte en un municipio se debería poder tener acceso a las métricas de inscripciones de deportistas en las instalaciones municipales a corto o medio plazo. Si por ejemplo es dar a conocer unas marcas para lograr nuevos clientes, también habrá que en la medida de lo posible medir si se han logrado los objetivos o no.

¿Qué deporte escoger en un evento deportivo?

Normalmente lo organizadores son afines a algún deporte o conocen gente del sector, aspectos que posiblemente condicionen en gran manera tu elección. 

Sea el deporte que sea, deberás conocerlo bien, su desarrollo, las normas, las puntuaciones, los árbitros, los tiempos. 

En esta web puedes consultar una lista de todos los deportes categorizados

¿Dónde organizar un evento deportivo?

Sabiendo el deporte escogido será cuestión de hacer una lista de todos aquellos lugares donde se pueda realizar, lógicamente no se va a escoger un campo de fútbol para jugar al tenis, pero si que existen muchos lugares polivalentes, por ejemplo los estadios, donde se puede jugar al fútbol, organizar un campeonato de atletismo etc. 

Existen clubs, federaciones, colegios, polideportivos municipales con instalaciones donde se pueden desarrollar este tipo de actividades.

También puedes orientarte por eventos similares que hayan pasado o se estén anunciando. Luego ya será cuestión de pedir precios, disponibilidades etc.

Piensa también en los proveedores de los servicios o el material que necesites, a veces las propias instalaciones tienen el material por lo que puedes reducir gastos en transporte.

¿Cuál es el público objetivo?

En este caso habrá que estudiar de acuerdo al objetivo y al deporte escogido quíen será el público del evento deportivo.

También hay que tener en cuenta que no es lo mismo una competición entre deportistas de élite cuyo público es la gente que va a verlos a un campeonato de deportistas no profesionales que aunque puedan tener su público, tal vez el objetivo sean los deportistas en sí.

De nuevo, según los objetivos habrá que elegir si adoptar una estrategia u otra.

¿Que estructura darle al evento deportivo?

Si es el primer evento deportivo que organizas, fíjate en la estructura de otros, ya que los participantes ya estarán acostumbrados a ese formato. Hablamos de tiempos, valores, puntuaciones, resolución de problemas etc.

Dependiendo del deporte y si se juega individual, doble etc tendrán que tener unas eliminaciones y niveles. Prepáralo para que no dé lugar a confusiones.

Si tienes preguntas, no tengas miedo de hacer un pequeño sondeo entre los potenciales participantes, ellos te adelantarán sus inquietudes.

Precios y presupuesto de un evento deportivo

Para definir el precio correcto te puede fijar en eventos deportivos similares.

No te olvides de contemplar todos los costes que puedas tener como:

• El premio, trofeo, copa etc.
• Alquiler de equipos
• Alquiler del lugar
• Personas de apoyo como jueces, árbitros, cronometradores, fotógrafos, camarógrafos, personal de taquilla para las inscripciones etc.
• Vestimenta del personal
• Campaña de publicidad
• Avituallamiento para deportistas o asistentes.
• Negociar precios de parking si fuera de pago
• Seguros de responsabilidad civil y otros seguros
• Ambulancia o contar con algún hospital cercano para eventos públicos
• Gastos de gestión por la venta de inscripciones 

¿Qué permisos hacen falta para un evento deportivo?

Dependiendo el tipo de evento y de su naturaleza (si es público o privado) se requerirán unos permisos u otros.

No es lo mismo utilizar un polideportivo que hacer una carrera popular y tener que cortar calles. O si por ejemplo vas a poner música.

También tendrás que tener en cuenta hacer un seguro de responsabilidad civil, seguro médico, seguro a terceros etc.

La venta de bebida, comida y alcohol también necesitará permisos.

Ten a mano un plan de emergencia y comunícaselo al personal, si alguién se hace daño qué se debe hacer o si existiera alguna emergencia.

Dependiendo del país y sus leyes, para cortar vía pública tendrás que solicitar el permiso a las Juntas Municipales de Distrito o ayuntamientos, si tienes dudas llama directamente al ayuntamiento y ellos te informarán.

Según las leyes de cada comunidad te pedirán una serie de requisitos, como el de infraestructuras, montaje, contratos con proveedores, con limpieza, seguridad, ambulancia/s etc.

¿Cómo dar a conocer o promover un evento deportivo?

Existen multitud de medios y habría que profundizar en el caso concreto. Si por ejemplo eres una federación es posible que tengas una gran base de datos con todos los federados que pudieran estar interesados en tu evento. Lógicamente aquellos que hayan aceptado recibir publicidad para no infringir la RGDP.

Si es un evento para el municipio, siempre se puede publicar en la web del ayuntamiento.

No obstante existen otros medios para llegar al gran público como por ejemplo crear una web dedicada para el evento e irla actualizando con los avances. Además en esa web también tendrás que añadir las inscripciones al evento deportivo.

También existen webs donde se pueden publicar y promocionar los eventos con un link que vaya a tu página donde podrán hacer las inscripciones.

Piensa también en las redes sociales, sobretodo entre la gente más jóven ya que tiene un impacto mayor.

Trata de llegar a acuerdos con otros clubs, otras federaciones, empresas o patrocinadores que quieran apoyar.

Consejos para organizar un evento deportivo de éxito

Elige bien la fecha, te damos alguna idea en este artículo como que no coincida con otros espectáculos, con fútbol o dependiendo del evento evitar las vacaciones.

No descuides el transporte, prevé cómo van a asistir al evento, en coche (necesitarán parking), en autobús o metro (necesitarán saber las líneas).

Si vienen medios de comunicación prepara un espacio para ellos y alguien de apoyo.

En las invitaciones deberás añadir el nombre del evento, el deporte, la fecha, el lugar, requerimientos de vestimenta, reglamentos, vías de contacto, condiciones para participar y cómo inscribirse (esta parte se te puede gestionar desde Vivetix)

Os dejamos también un video con recomendaciones de Isidre Rigau, consultor de estrategia de grandes eventos

✅ Venta de entradas para eventos deportivos u otro tipo de eventos y control de acceso

Desde Vivetix te podemos ayudar con las inscripciones, la mayor parte de los servicios son gratuitos cobrando unos gastos de gestión sólo por pagos con tarjeta, pero si el evento es gratis, o incluso si sólo quieres generar las entradas desde taquilla, entonces es completamente gratis.

Las ventajas son:

• Web de tu evento: Tendrás una web para la venta online o que los asistentes se puedan inscribir online, también podrás incrustarlo en tu propia web.
• Distintos precios: Puedes crear distintas entradas para participantes o espectadores incluso cada uno de ellos con distintos precios, también puedes añadir productos como camisetas o cualquier merchandaising etc.
• Asientos: Puedes tener asientos numerados o sin numerar.
• Promoción: Podemos conseguir muy buenas posiciones en google, prueba de ello es que estás leyendo este artículo. También hemos ido llegando a acuerdos con canales de promoción
• Funcionamiento: Cuando los asistentes compren cualquiera de las opciones, se les mostrará su entrada, podrán descargársela y también les llegará una copia a su email.
• Marca blanca: También disponemos de esta opción para que los compradores vean tu marca, sería como crear tu propia ticketera o tu propio sistema de ventas
• Control de accesos: Los asistentes podrán enseñar su entrada en el móvil o impresa y tu podrás llevar un control de los asistentes que entran y evitar también el copiado de entradas o fraude. Puede valer cualquier móvil pero a partir de 400 asistentes recomendamos lectores láser.
• Recaudación: La puedes solicitar antes o después de finalizar el evento
• Atención al cliente: Tanto si es la primera vez y quieres tenerlo todo claro, como si necesitas algo nuevo como si eres un asistente, te damos soporte.