Guía gratis: ¿Cómo organizar o crear un torneo? o competición

Qué es un torneo y ✅ cómo organizar un torneo, campeonato, certamen, competición o evento

Torneos deportivos, benéficos etc: Un torneo de fútbol, un torneo de golf, ajedrez, de tenis, padel, poker, de debates, gaming, fortnite etc.  

Destinado especialmente a organizadores de eventos, clubs deportivos, colegios, universidades, ligas, asociaciones, escuelas de negocios...

✅ ¿Qué es un torneo? Definición y concepto

Un torneo es un conjunto de pruebas en que una serie de contrincantes compiten por conseguir el triunfo, especialmente en materia de deportes y juegos.

Los torneos pueden ser individuales o grupales y competir por uno o más premios, dentro de una o más categorías.

Desde la Edad media existen esta competiciones en donde demostrar la fuerza o habilidades o destrezas de cada uno.

Normalmente los torneos son eliminatorios y siguen un esquema jerárquico en el que cada competición se eliminan varios.

Características de un torneo deportivo

Las características de un torneo deportivo son muy similares a cualquier otro torneo o competición, en la que unos participantes se juntan para disputarse una copa o premio.

En varios deportes se hacen ligas, las más conocidas son las de los equipos de fútbol.

Diferencias entre torneo y campeonato

Los torneos suelen tener una estructura jerárquica en la que por cada competición se van eliminando participantes o equipos, es decir, se van clasificando, mientras que en un campeonato cada competición acumula puntos que llegado al final se suman y se vé el ganador.

Tanto en los torneos como campeonatos son buenos momentos en los que se reúnen muchas personas con gustos similares, donde los deportistas ponen a prueba todo lo practicado o aprendido, donde permite incentivar y premiar a los mejores y recompensarles ese esfuerzo

✅ Tipos de torneos y su temática

Pueden ser que se definen los ganadores en pocas rondas, incluso en una única ronda, o en varias. El torneo puede contar con muchos participantes o pocos y las competiciones pueden ser tanto individuales como grupales.

En cuanto a la temática o actividad del torneo / competición pueden ser:

• Copas y torneos de tenis
• Campeonatos de básquetbol
• Torneos de golf
• Torneos de voleibol
• Torneos de natación
• Torneos de ajedrez
• Torneos de póker
• Torneos de música
• Torneos de conocimientos o cultura
• Torneos de debates universitarios

Los torneos más importantes a nivel mundial

• Los Mundiales de Fútbol
• Los Juegos Olímpicos (Múltiples deportes)
• US Open de Tenis
• Open de Australia (Tenis)
• Máster de augusta (Golf)
• Open de USA (Golf)
• Marathon de Nueva York (Carrera)
• Juegos de Invierno (Deportes invierno)
• Rally Dakar (Coches)
• Fórmula 1 (Coches)
• Moto GP (Motos)
• Tour de Francia (Ciclismo)
• El Mundial de Baloncesto
• La NBA (Baloncesto)
• La Vuelta al Mundo a Vela

✅ ¿Cómo se organiza un torneo? De fútbol, deportivo etc. ¿Cómo crear un torneo?

Vamos a analizar varios puntos y preguntas que todo organizador de torneos o competiciones se debería hacer para lograr un evento profesional.

¿Qué objetivo tiene el torneo o competición?

Los objetivos de este tipo de eventos pueden multiples, desde el punto de vista del torneo en sí, ¿para qué lo haces? ¿qué fines buscas? Hasta los objetivos propios de éxito del evento que pueden ser:

• Económicos: ¿Cuántos participantes o espectadores hacen falta? ¿A partir de qué cantidad consigues que salgan las cuentas? ¿Tienes objetivos en cifras marcadas por un cliente? ¿Tienes un presupuesto?
• Alcance: ¿Tu objetivo es local, comarcar, estatal o internacional?
• Imagen: ¿Qué quieres transmitir durante el evento? 

Los objetivos de un torneo pueden ser múltiples, desde potenciar un deporte, unos juegos, unas destrezas en un municipio, atraer turismo, o también por qué no, sacar una rentabilidad o promocionar unas marcas.

Sea cual sea el objetivo, éste debería ser medible, por ejemplo si es potenciar el deporte en un municipio se debería poder tener acceso a las métricas de inscripciones de deportistas en las instalaciones municipales a corto o medio plazo. Si por ejemplo es dar a conocer unas marcas para lograr nuevos clientes, también habrá que en la medida de lo posible medir si se han logrado los objetivos o no.

Definir la disciplina deportiva, el juego o habilidad

Cada deporte, actividad o destreza tiene sus propia sistemática, reglas, tiempos o número de participantes. 

No tiene nada que ver un torneo de debates universitarios con un torneo de petanca, por lo que dependiendo de los objetivos y también de la propia afinidad del organizador con uno u otro deporte o actividad serán cruciales para la decisión.

Como idea, si sois un club, podéis probar a hacer torneo multideporte en el que no sea tan importante ser muy bueno en un deporte en particular, sino tener habilidades en todos.

Si quieres ver una lista de muchos deportes categorizados puedes verlos aquí 

¿Dónde organizar el torneo o campeonato? 

Ahora que sabemos la actividad decidida, es cuestión de analizar las necesidades que tendrán los jugadores o los participantes de esa actividad. 

Si es por ejemplo un torneo de tenis, sobre qué suelo será la modalidad, lo mismo con el fútbol y otros, hierva, cemento, arena. O si es un partido de pádel, las paredes serán de cristal o cemento, porque por ejemplo si se está federado, tendrán que jugar con paredes de cristal.

También hay otros deportes o actividades que necesitarán estar con techo o al aire libre. Y si están al aire libre lo mismo hay que preparar un plan alternativo por si las condiciones climatológicas son adversas.

Una idea es ver dónde se han celebrado otros torneos y con ello ya tienes un comienzo fácil.

Otra idea es fijarse en clubs, federaciones, colegios, polideportivos municipales con instalaciones donde se pueden desarrollar este tipo de actividades.

En cualquier caso los siguientes puntos son importantes a la hora de elegir el espacio perfecto:

• ¿Es fácil llegar? Tiene parking, transporte público, ¿es fácil llegar o se necesitan instrucciones?
• ¿Qué capacidad tiene?: ¿Tiene suficiente capacidad para todo el público? ¿Te cierran el espacio o será compartido con otras personas?
• ¿Cómo son las instalaciones? ¿Hay aseos? ¿Hay duchas, vestuarios, camerinos, oficinas etc? O si necesitas mesas, proyección, escenarios, música, etc. Un aspecto importante a tener en cuenta es que si tu torneo requiriese mucha logística o material, escogieras, si lo encuentras, un lugar donde ya dispongan de todo ello.
• Contratos y documentación: No te olvides de cerrar un contrato con el espacio donde se establezcan responsabilidades, revisa si tienen seguros en vigor, si cuentan con licencia etc.

¿Cuál es el público objetivo?

Tu público objetivo es el consumidor o al que le vendes un producto, una idea, unos valores. 

No hay que confundir con los participantes en el torneo, aunque a veces son los mismos. Es decir, si tu evento es un club de fútbol que no es conocido y que no tiene espectadores, entonces probablemente el público objetivo en este caso sean los propios jugadores. Si fuese al revés, que los jugadores fueran reconocidos, aunque sea un encuentro amistoso o benéfico, los espectadores serían tu público objetivo.

Éste público debería de conocerse antes de hacer cualquier campaña publicitaria para así poder optimizarlas.

En caso que necesites alguna pista puedes hacer pequeñas pruebas de concepto, pequeñas campañas publicitarias a distintos segmentos para saber el que mejor rinde.

También podrás sacar información de estos lugares:

• Atendiendo a la información de Google Analytics de la web de tu evento
• Si tienes una página de Facebook también ellos te dan información sobre el público
• Instagram o twitter for business también tienen valiosa información
• También puedes pedir información a los asistentes gracias a Vivetix que a la vez que consiguen su entrada se les puede hacer preguntas

Precios y presupuesto de un torneo o campeonato

Para elaborar un plan lo mejor es reunirte con tu equipo e ir añadiendo las partidas más importantes. Cada uno se puede encargar de una o varias y al menos pedir 3 presupuestos distintos de cada proveedor para tener una mejor idea.

Una vez hecho esto será cuestión de analizar si todas ellas son importantes o cuales son más prioritarias.

También sería bueno que consiguieras patrocinio, en este artículo te damos todas las claves

Te damos alguna idea de las partidas que puedes tener:

• La copa, premio o trofeo para el o los ganadores.
• El alquiler de equipos utilizados por los participantes, asistentes, personal y colaboradores
• Alquiler del lugar
• Personas de apoyo como jueces, árbitros, cronometradores, fotógrafos, camarógrafos, personal de taquilla para las inscripciones etc.
• Uniforme o vestimenta del personal
• Campaña promocionales o de publicidad
• Comida y bebida para los participantes, asistentes etc. 
• Negociar precios de parking si fuera de pago
• Seguros de responsabilidad civil y otros seguros
• Ambulancia o contar con algún hospital cercano para eventos públicos
• Gastos de gestión por la venta de inscripciones 

¿Qué permisos hacen falta para un torneo?

Este es un aspecto que hay que darle bastante prioridad, puede ser que tengas organizado todo a falta del permiso y que el permiso nunca llegue. En este caso habrás tirado bastante trabajo a la basura.

Para prevenir situaciones similares, la solicitud de los permisos debería ser una de las primeras cosas que habría que hacer.

Por ejemplo puedes tener que solicitar permisos para cortar la vía pública si fuese una carrera popular, o permisos para utilizar espacio público, como puede ser un polideportivo municipal, o dependiendo de las leyes de tu comunidad, es posible que haya que pedir permiso para celebrar un evento de más de un determinado número de asistentes.

También los seguros cobran de vital importancia, un seguro para temas sanitarios, para cancelaciones, cancelaciones por fuerza mayor, por riesgos de impagos, por cancelaciones de ciertos clubs o deportistas de élite etc.

Recuerda también que la venta de comida o bebida puede tener una reglamentación especial y requerir permisos de manipulación o venta.

¿Cómo dar a conocer o promover un torneo o campeonato?

Muchas personas, la primera vez que organizan algo tienen la falsa creencia que con hacer un torneo interesante o un buen evento, los participantes, jugadores o espectadores vendrán solos. Pero realmente siempre hay una potente labor de comunicación detrás. Porque incluso la gente que esté muy interesada en asistir, si no se enteran, es imposible que puedan ir y luego dirán, ah, no me enteré, si no hubiese ido.

Para ello tendrás que elaborar un buen programa de márketing y publicidad, existen multitud de empresas que se dedican a ello.

Algunas ideas de canales de difusión o formas de llegar a tu público

• Redes sociales, depende de tu público, pero Facebook funciona bien, Instagram. Twitter un poco menos.
• Whatsapp, si te trabajas un buen mensaje, puedes distribuirlo a todos tus grupos interesados.
• Radio segmentada, es decir, hacer una campaña a aquellas emisoras que coincidan con tu público previamente elegido
• Prensa y revistas, igual que la radio, escoge públicos segmentados. Si tu torneo es de golf, no lo publiques en una revista de fútbol, porque bueno, seguro hay alguno interesado, pero no estarás optimizando la campaña
• Crea una web para el evento o aprovecha la que tengas y redacta la nota de convocatoria
• Mailing y bases de datos, llega acuerdos con otras organizaciones, federaciones o grupos de interés. 
• O si tu torneo es en un pequeño municipio, puedes hablar con el ayuntamiento para que te ayude a promocionarlo
• Existen webs donde puedes publicar tu torneo gratuitamente, busca y comparte el link de la inscripción

En todas tus comunicaciones ten muy en cuenta la RGDP o ley de protección de datos en la que se establece que sólo los que han aceptado recibir publicidad, podrán recibirla. SIempre mediante una aceptación fehaciente

Consejos para organizar un torneo deportivo de éxito

1. Nombra responsables por areas o actividades, ellos se encargarán de que todo funcione correctamente. Por ejemplo puede ser un encargado de pista, un encargado de gradas, de accesos etc.
2. Piensa en la fecha del evento, existen muchas variables dependiendo del torneo que sea, normalmente son fines de semana. Simplemente ten cuidado que no coincida con eventos masivos, partidos de fútbol, puentes, vacaciones etc.
3. Lleva un control de las fechas y una planificación, sino luego te “pillará el toro”
4. Cuida tanto a los participantes en la competición, como a los espectadores, como a los medios de comunicación que vayan etc.. es una muy buena forma de fidelizar. 
5. Escoge a un árbitro que esté a la altura de los jugadores, te ahorrarás más de un disgusto.
6. Que no se te olvide en las invitaciones poner el nombre del torneo, la fecha, el lugar, requerimientos de vestimenta, reglamentos, vías de contacto, condiciones para participar y cómo inscribirse (esta parte se te puede gestionar desde Vivetix)
7. Mantén en la medida de lo posible una comunicación ágil con los asistentes, haz publicaciones continuas, comparte los avances incluso durante el evento, en redes sociales para que se genere un ecosistema de comunicación dentro de tu evento. Utiliza también los hashtags de twitter para incluso llegar a ser TT (Trending Topic)
8. Al finalizar el evento da las gracias a todo el mundo y mantenles informados de próximas actividades.

✅ Venta de entradas para torneos, competiciones u otro tipo de eventos y control de acceso

Desde Vivetix te podemos ayudar con las inscripciones, la mayor parte de los servicios son gratuitos cobrando unos gastos de gestión sólo por pagos con tarjeta, pero si el evento es gratis, o incluso si sólo quieres generar las entradas desde taquilla, entonces es completamente gratis.

Las ventajas son:

• Web de tu evento: Tendrás una web para la venta online o que los asistentes se puedan inscribir online, también podrás incrustarlo en tu propia web.
• Distintos precios: Puedes crear distintas entradas para participantes o espectadores incluso cada uno de ellos con distintos precios, también puedes añadir productos como camisetas o cualquier merchandaising etc.
• Asientos: Puedes tener asientos numerados o sin numerar.
• Promoción: Podemos conseguir muy buenas posiciones en google, prueba de ello es que estás leyendo este artículo. También hemos ido llegando a acuerdos con canales de promoción
• Funcionamiento: Cuando los asistentes compren cualquiera de las opciones, se les mostrará su entrada, podrán descargársela y también les llegará una copia a su email.
• Marca blanca: También disponemos de esta opción para que los compradores vean tu marca, sería como crear tu propia ticketera o tu propio sistema de ventas
• Control de accesos: Los asistentes podrán enseñar su entrada en el móvil o impresa y tu podrás llevar un control de los asistentes que entran y evitar también el copiado de entradas o fraude. Puede valer cualquier móvil pero a partir de 400 asistentes recomendamos lectores láser.
• Recaudación: La puedes solicitar antes o después de finalizar el evento
• Atención al cliente: Tanto si es la primera vez y quieres tenerlo todo claro, como si necesitas algo nuevo como si eres un asistente, te damos soporte.