¿Cómo se organiza un evento?

Organizar un evento no es fácil, y más si no tienes la experiencia. Aquí te presentamos una guía práctica de como planificar tu primer evento.

1.      DECIDIR

Al principio, es normal tener muchas ideas al azar. Una manera fácil de iniciar con los preparativos es responder las interrogantes:

-      ¿Para qué realizas el evento? Para dar una información, promocionar un producto, entretener o celebrar, etc. Tener el objetivo principal del evento te dirigirá en su planificación.

-     ¿Qué tipo de evento quieres hacer? Un evento público, privado, educativo, festivo, interactivo, etc. Tu elección tiene que ir encaminado al gusto del público al que va dirigido. La mejor manera de decidir es ponerte en sus zapatos ¿Qué me gustaría experimentar en este evento?

-     ¿A quién va dirigido? Familia, amigos, clientes, empresarios, estudiantes, etc. Esta respuesta va a la mano de la pregunta anterior. Conocer los asistentes del evento te ayudará a elegir las actividades que se pueden realizar, teniendo en cuenta que las mismas deben de otorgar una gratificante experiencia.

2.     PLANIFICAR

Presupuesto. Haz una lista de lo que quieres tener, ya sea catering, música, decoración, seguridad, espectáculo, etc., dar prioridad te permitirá distribuir el presupuesto de una mejor manera. Si no cuentas con el capital necesario, puedes buscar patrocinadores que puedan invertir en tu evento. Consigue los que tengan más afinidad con tus metas para que puedas aprovechar de sus servicios.

Lugar del evento. A la hora de elegir el lugar, debes tener presente que el espacio debe de estar relacionado con lo que quieres transmitir, tenga la capacidad para cubrir la cantidad de personas que asistirán, un buen sistema de ventilación y un estacionamiento disponible para la comodidad del público. Algo que no puede faltar en esta era digital, es la conexión de Wifi, esto permitirá que la audiencia este comunicada a toda hora y te ayudará a seguir promocionando el evento una vez que inicie.

Fecha y hora. Su elección estará dirigido a un momento en la que crees que las personas estén más disponibles para asistir. Generalmente son los fines de semana, ya sea en la mañana o en la noche, lo importante es que sea acorde para los asistentes y el evento.

3.      PROMOCIONAR

En este punto, debes elegir cual es la mejor vía de comunicación. Una idea ingeniosa, es aplicar la tecnología para lograr este fin.

- Crea un hashtag único, corto y fácil de recordar. Este será la firma personal del evento así que la usaras en todos las redes sociales que dispongas. Plataformas como Twitter e Instagram, son las más usadas ya que tienen la modalidad de Trending Topic y te muestran los hashtag más populares del momento.

- Hay plataformas diseñadas que te permite crear un espacio de manera fácil y económica para ofrecer información detallada y actualizada del evento (dirección, fecha y hora, presentaciones, actividades, etc.,)

- Un video permitirá que la audiencia se conecte visualmente con el evento. Hazlo entretenido, colorido y divertido, que transmita el mensaje del evento y las experiencias que conseguirán si asisten.

¡¡Que buenas indicaciones!!

Nos está viniendo muy bien para organizar nuestro evento promocional.

Ya hemos decidido los invitados, el lugar y la fecha.

Ahora estamos eligiendo  los proveedores.

Cateríng modo cocktail. (Por elegir)

Vídeografo para hacer un buen vídeo resumen. (Por elegir)

Fotomatón para eventos, (Elegido)

Dj que amenice la fiesta. (Elegido)

etc.