¿Cómo crear un presupuesto?

Un presupuesto es la carta de presentación de todo profesional y es determinante para cualquier empresa o trabajador FreeLancer, pero, en especial, para los organizadores de eventos. A continuación, te presentamos algunos consejos de  cómo hacerlo, procurando que éste sea el escogido por tu cliente:

• Fijar el precio de tu producto o servicio depende de múltiples factores, por lo que debes tratar de conseguir equilibrar el total de los gastos, las horas de trabajo y recursos consumidos, así como también el margen de beneficio que quieras obtener. El método más sencillo y justo se trata de añadir un porcentaje adicional sobre el costo del producto para obtener una utilidad. Es sencillo, si el producto tiene un costo de 20 y el margen de ganancia que se quiere obtener es del 30% se utiliza la siguiente fórmula: Precio = 20 + (20 x .30) = 20 + 6 = 26.

Esto es en el caso del precio de un producto, pero si lo que quieres presupuestar es un servicio o un trabajo, te conviene cobrar por evento, tomando en cuenta que eres un profesional en tu área y eso tiene un gran valor, más que el tiempo invertido es tu conocimiento adquirido para desarrollar la idea que tiene el cliente. Aquí es necesario que hagas un ejercicio, preguntándote: cuanto quieres ganar y sumándole los materiales o los gastos asociados al trabajo a realizar para luego aplicar la siguiente fórmula: (cantidad de cuanto quieres ganar al mes / 20 días / 8 horas) x 1.2. 

• Otro punto importante es tener referencias de los precios de la competencia y saber hasta dónde están dispuestos a pagar los clientes. Un precio demasiado bajo, hace que corras el riesgo de no llegar a cubrir los costes y obtener beneficios. Un precio muy por encima puede hacerte perder el cliente antes de iniciar la negociación. Valora la inclusión de posibles promociones para hacer más atractiva tu oferta.
• Un presupuesto debe ser conciso y detallado. Elabora una hoja membretada, recuerda que el presupuesto será tu carta de presentación.  Puntualiza al máximo todos y cada uno de los elementos que constituyen el cobro del servicio o el precio de tu producto, para que el cliente sepa exactamente qué es lo que está pagando.

Incluye en este orden los siguientes puntos:

• Datos de la empresa/prestador del servicio: nombre o razón social, el NIF o CIF, el domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico.
• Datos del cliente: debes reflejar el nombre del cliente, bien sea particular o empresa, su CIF o DNI y el domicilio.
• Cantidad: incluye el número de unidades de cada elemento que conforma el concepto y coloca el coste unitario de cada una de ellas y el coste total de cada grupo de unidades de la misma naturaleza.
• Concepto: el concepto detalla los elementos que conforman los productos o servicios presupuestados.
• Importe:  aquí corresponde desglosar indicando la suma de los conceptos sin IVA, el tanto por ciento de IVA que se aplica y el valor total del presupuesto, que resulta de la suma de los conceptos más el IVA.
•  Modo de pago: es necesario que definas la forma de pago de cada presupuesto. Es de suma importancia que acuerdes el adelanto de un porcentaje del importe total para iniciar la negociación. Aquí también puedes especificar, el medio por el cual te efectuarán el pago (transferencia, efectivo, o depósito bancario).

Es necesario incluir de acuerdo al tipo de servicio o producto que se está presupuestando: las horas trabajadas, la fecha del evento, términos o condiciones legales, garantías o soporte técnico y lo que no está incluido en el presupuesto. Esto evitará que surjan malos entendidos de ambas partes, lo que te hará ahorrar tiempo y dinero.

Redacta presupuestos personalizados para cada cliente, de manera concisa desde tu visión profesional explicando la metodología y la manera en que tú puedes ayudarlo a concretar sus ideas o darle vida a su evento.

La elaboración de un presupuesto es todo un arte, ¡pero valdrá la pena cuando el tuyo sea el que aprueben!