▷¿Cómo【organizar un evento de empresa】? Promoción ?‍??‍?

Las claves para promocionar u organizar tu evento empresarial, corporativo, conferencia, curso o networking. ?‍??‍?

Por internet, redes sociales, contenidos y canales para potenciar tu evento coorporativo, conferencia o curso.

Logra que tu evento empresarial o networking sea un éxito con algunas ideas que te vamos a dar en este artículo.

Objetivo del evento de empresa

¿Para qué quieres organizar tu evento? ¿Cuál es tu objetivo? No siempre es claro, porque no siempre existe una necesidad para el evento. Pero frecuentemente suele ser para dar a conocer un nuevo producto, para explicarlo, para reforzar la imagen de marca etc. 

Una vez que lo sepamos, nos preguntaremos qué formato darle.

Tipos de eventos empresariales

• Desayunos de trabajo, break-coffe, etc.

• Convenciones: Suelen durar más de 1 día, aunque también se le llaman a las reuniones en las que una empresa presenta resultados o hace una presentación de apertura etc.

• Workshops o talleres: Suelen ser más distendidos y no de mucha asitencia, ya que normalmente el trato es mas personal.

• Webinar o Seminarios: Pueden ser presenciales o por internet, en directo o en diferido. Se trata de formación puntual sobre algún aspecto relacionado con el ámbito de la empresa. Aunque pueden ser cursos puntuales para trabajadores.

• Networking: Un evento en el que se aprovecha y se invita a asistentes de sectores afines para que puedan conocerse y establecer sinergias

• Afterwork: Suele ser creado más por los trabajadores de una empresa y sirve para estar relajadamente hablando con tus compañeros

• Otros: Ferias, inauguraciones de establecimientos, reuniones privadas, cursos.. 

Público objetivo de un evento empresarial

No siempre lo mejor es llegar a cuanta más gente mejor, suele funcionar muy bien cuando se segmenta, es decir, se selecciona los destinatarios de los mensajes que promocionaremos.

Entonces, ¿Quién es ese público objetivo? Busca los que puedan estar más interesados en el evento, puede ser clientes que ya hayan mostrado interés. No es lo mismo tratar de conseguir agencias de viajes, que hosteleros que accionistas etc.

Contenido y diseño del evento

Lo ponemos como un apartado, porque sin una base, por mucho que tratemos de promover un evento, los resultados no serán los esperados. Se puede lanzar un evento empresarial, conferencia o curso sin una imagen? Si, se puede, pero cuando se empiece la promoción del evento, si no hay una imagen, los posibles asistentes no se verán tan atraidos como si la tiene. Y claro, si la tiene, mas vale que sea buena y profesional. Una imagen no trabajada puede desanimar mucho, porque dará la sensación que es un evento que no está lo suficientemente trabajado. Lo mismo con el contenido, tanto el evento en si mismo como lo que le rodea, deberá estar cuidado, con un lenguaje profesional. Del lenguaje hablaremos en el siguiente punto.

Lenguaje 

Para saber cómo comunicar, que lenguaje emplear, lo mejor es estudiar el evento en si mismo. Si es un evento de networking o afterwork, se puede permitir un lenguaje más coloquial que cuando es una conferencia y hay unos ponentes de renombre.

Sorprender

Consigue superar las expectativas de los asistentes, ya sea con detalles, regalos, sorteos, invitaciones personalizadas, una buena decoración, un lugar bonito o especial, invitados de excepción etc.

¿Cómo promocionar un evento coorporativo o empresarial?

Tanto si eres una empresa como un organizador autónomo, un evento empresarial tiene que estar muy cuidado. En un evento de este tipo de espera profesionalidad como es lógico, por lo que no se puede descuidar ningún detalle. Hay una empresa o una marca en juego y una imagen que hay que cuidar. 

Página web y mailing

Entendemos que ya existe una página web y una base de datos de clientes o potenciales clientes a los que mandar un email. Toda la estrategia de comunicación deberá estar coordinada para transmitir una buena coordinación entre departamentos u organizadores. Es decir, si váis a lanzar un evento, deberá ser anunciado en la web y en la newsletter.

Supongo que es un tema muy manido el SEO, pero es clave, si un posible interesado en un evento en particular, busca el nombre del evento y no sale como primera opción, es posible que ese asistente se haya perdido.

En la página web, deberá aparecer al menos estos datos del evento:

• La agenda, es decir, cómo se va a desarrollar el evento y sus tiempos.

• El lugar donde va a celebrarse y datos relativos a las comodidades, transporte, garaje, comida..

• Los ponentes e invitados que acudirán al evento.

• La forma de inscribirse. 

También existen páginas que te lo dan todo hecho y tan solo tendrás que rellenar la información anterior.

Nosotros en este sentido vamos a recomendar Vivetix, crear un evento es sencillo, gratis o si se paga con tarjeta muy económico y la asistencia es muy buena.

Para crear un evento se puede pulsar el siguiente botón:

Redes sociales

Si váis a usar las redes sociales, tendrá que haber un responsable, es un fallo muy frecuente lanzar varios mensajes en redes y descuidarlas. Publicar el evento en las redes no es un "check" que haya que cumplir, si se hace se hace bien y se le da continuidad. Si no se hace así, no tendrá sentido esfuerzo alguno en ese area.

Por ejemplo, si en la empresa no usáis linkedin y no tenéis ninguna estrategia predefinida, o la creáis o no conseguiréis vuestros objetivos. De partida, tendrá que haber seguidores de la empresa o tendrás que establecer una estrategia para conseguirlos. Como truco, vuestro comienzo pueden ser los propios empleados que hagan promoción de la página de linkedin y de los eventos que tengáis en mente.

Como es lógico, también nuestras conexiones personales serán necesarias para alcanzar un mayor número de interesados en nuestro evento.

Se pueden usar otras redes, pero hay que tener cuidado, ya que por ejemplo Facebook está muy enfocada a amistades, y los eventos empresariales no tienen tan buena acogida como una fiesta de amigos o un concierto por poner un ejemplo. 

Muchas veces nos preguntáis qué tipo de contenido subir a las redes, dependerá mucho del evento, pero por ejemplo se pueden ir anunciando los ponentes de uno en uno, contando su historia y esperando a que el propio ponente se haga eco de esa publicación. Si hay sorteos también se pueden publicar, o patrocinadores, a cada uno se le puede dedicar una publicación específica, de tal forma que haya más posibilidades de que a su vez lo promuevan entre su red. También se pueden publicar noticias relacionadas, eventos anteriores, comentarios de asistentes de otras ediciones etc.

Influencers - referencias en el sector

Éstos son profesionales del sector que tengan buen predicamento y que la gente se fíe de ellos. Si tienes acceso a alguno de ellos, por ejemplo encargados de grupos profesionales, blogs, usuarios con buen movimiento en redes sociales etc. Nunca está de más preguntar si te ayudan o te hacen una mención para el evento. A su vez, les puedes invitar a que vayan gratis y cuenten su experiencia a "posteriori".

Asociaciones 

Notas de prensa

Desde empresas pequeñas hasta grandes, siempre pueden utilizar estos recursos. Lo importante es saber escribir una buena nota de prensa que pueda resultar suficientemente interesante a los periodistas para que éstos lo publiquen. Se suele utilizar un gancho que tenga que ver con tu evento y que sea innovador, o curioso o atractivo para el sector.

Campañas de pago

En este caso, al ser un evento empresarial, vamos a recomendar Linkedin que además te permite segmentar a los usuarios por sectores, lo cual es perfecto para este tipo de eventos.

También se pueden hacer campañas de Google Adwords estableciendo palabras clave que posibles interesados puedan buscar en Google

También pueden existir mailings semanales de empresas del sector que por una cierta cantidad, pueden anunciar el evento.

Radio: Muchas veces es la gran olvidada, pero funciona bien, mucha gente trabaja con la radio puesta y con un ordenador cerca, dependiendo el tipo de evento puede ser interesante utilizar el medio. Sobretodo lo recomendamos para eventos de mucha asistencia ya que normalmente no se suele encontrar un canal de radio lo suficientemente segmentado a tus potenciales asistentes

Aprovechar a los propios ponentes

No todo el mundo conoce esta estrategia, pero muchas veces los propios ponentes ya tienen su propio grupo de interesados y clientes fieles, tal vez ellos te puedan ayudar a promocionar el evento y traer gente interesante.

Responsabilidad Social Coorporativa RSC

Si tu objetivo es mejorar la imagen de la empresa, puedes anunciar acciones de RSC en tu empresa o si quieres implementar la RSC, este sería un buen momento para empezar una estrategia global de RSC para la empresa. Lo idea es que la RSC puede estar relacionada con tu empresa y con tus valores.

Ejemplos:

• Medio ambiente: Uso de transporte público para llegar al evento en detrimento de transportes de amyor consumo por persona. Escoger un lugar que use energías limpias, placas solares etc.
• Social: Apoyar eventos o acciones solidarias, subastas benéficas, apoyo a voluntarios o incluso ofrecer horas de trabajo extra para labores de voluntariado.

Mide los resultados

El márketing y la promoción se basa en números con los que podrás saber si tu estrategia está funcionando o no. El ratio más usado es el ROI, que traducido a esto, sería la cantidad de asistentes o interés captado en base a la inversión obtenida, a mayor ROI, mejor.

Bonus

Existe un artículo bastante bueno donde te amplían algunos puntos para organizar tu conferencia 

También te dejamos este video con ideas sobre cómo mejorar los eventos empresariales