¿Cómo organizar la fiesta de Fin de Año o Navidad?

Publicado en categoria Blog
Gabriel hace 10 meses

organizar un evento en fin de año o Navidad

 

💰¿Quieres hacer el Agosto? Perdon, ¿El Fin de Año?💰

La gente va a estar dispuesta a gastarse más dinero que otra noche, aunque también va a esperar pasárselo mejor.

 

En este articulo te vamos a dar alguna idea para que montes tu fiesta de fin de año o de Navidad y que sea un éxito.

 

Antelación suficiente:

Tanto la Navidad como el Fin de Año son fechas difíciles para conseguir un local, ellos también van a querer llevarse parte del pastel, sobretodo en Fin de Año que es una noche muy rentable y sólo hay una, por lo que vas a tener que competir con otros organizadores de eventos o buscar un local con menos afluencia y que puedas llenárselo.

 

Alcohol y hielo:

Depende del tipo de fiesta que hagas, si es más tranquila o animada, no te puede faltar ni el alcohol ni el hielo. Hemos querido hacer una mención especial al hielo, porque a veces se calcula mal o falta y no tener hielo es casi como no tener alcohol, a nadie le gusta una copa sin su hielo. Recuerda que son fechas complicadas y que es muy posible que no tengas un plan B, porque la tienda de la esquina que esta abierta todo el año, lo mismo justo en Navidad o Año Nuevo cierra. Y te puedes quedar corto de hielo o de alcohol. Aquí te recomendaríamos que compres alcohol y hielos en abundancia. Simplemente comprueba que se pueda devolver el excedente de alcohol y pide de más. Nosotros conocemos proceedores en Madrid que te podemos facilitar si lo necesitas.

 

Transporte:

Es otro punto importante, ya que la ciudad se paraliza, el transporte se queda en mínimos y no vas a hacer volver a tus asistentes en coche. Lo ideal es que el local que escojas sea céntrico y que tenga acceso a transporte público, porque si tratas de alquilar autobuses en estas fechas se te va a ir de presupuesto. No te recomendaríamos hacer un evento de Fin de Año especialmente lejos de un medio de transporte público y no cuentes con los taxis porque estarán desbordados.

 

Decoración:

Es un evento Navideño, tus asistentes se esperarán encontrar una decoración ad-hoc, dedícale algo de tiempo a esto, todo depende de la experiencia que quieras dar a tus asistentes.

 

Toque Navideño:

Invita a la gente a que vaya disfrazada o al menos con un toque Navideño, un gorro de Papá Noel, un jersey etc

 

Música

Depende del tipo de evento que tengas en mente, necesitarás poner música, lo ideal es que algún amigo que lo haga bien te haga el favor, sino tendrás que contratar a alguien y barato no será. En el peor de los casos o si falla tu DJ, ten previsto un plan B, una lista con varias sesiones o un amigo que le guste la música que te lo prepare, se ocupe de ello y que pueda ir gratis al evento. 

 

Fotógrafo

 No es indispensable y estamos en las mismas, los precios se suben en estas fechas y tal vez sea preferible depender lo mínimo de personal. No obstante, si quieres que tu evento sea recordado y que tus asistentes repitan, no estaría de mas que te llevaras a un fotógrafo.

 

Cuida el baño:

La mayoría de la gente se suele quejar de la limpieza de los servicios, anticípate y cuida esos detalles o mas bien esos mínimos. Ningún organizador de eventos quiere que su evento Navideño sea recordado por la suciedad de sus servicios. 

 

Seguridad:

Este es un aspecto recurrente, sobretodo en Fin de Año que se suele beber más de la cuenta y los problemas se multiplican. En esas situaciones debes responder rápido para neutralizar el problema lo antes posible y que no afecte a otros asistentes. De igual forma, ante el peor de los casos, recuerda contratar algún seguro de responsabilidad civil.

 

Promociona tu evento:

No nos vamos a extender en este punto ya que tenemos dos buenos artículos donde puedes aprender las mejores formas de promocionar tu evento. EL primer artículo trata sobre como dar a conocer tu evento gratis o low cost y el segundo artículo de trucos para viralizar tu evento

En resúmen te diremos que prepares un título de evento atractivo, que refleje la temática del evento y su desarrollo, que cuides el diseño y la comunicación, que uses las redes sociales, en especial Facebook, y que cobres la entrada anticipadamente como veremos en el siguiente punto.

 

Cobrar anticipadamente: 

Es un factor importante, no esperes a cobrar a tus asistentes las entradas en el último comento, porque las entradas no son baratas y es posible que en el último momento decidan no ir. Para resolverte esa papeleta puedes utilizar herramientas de asistentes como Vivetix en la que podrás publicar tu evento gratuitamente y distribuirlo en tus campañas. Además podrás llevar un control de todos tus asistentes así como en la puerta el día del evento, con la aplicación de control de acceso de Vivetix. Con ello te podrás olvidar de listas en papel o dar cuentas bancarias a desconocidos.

Crea tu evento de forma gratuita directamente desde el siguiente botón:

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Bonus:

No te olvides de el champagne o las uvas para Fin de Año.

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