La organización de eventos deportivos se trata de una labor compleja, ya que los factores que entran en juego son muchos y muy variados: protocolo, gestión de proyectos, recursos financieros, recursos humanos, etc.
¿Qué es un evento deportivo?
Un evento deportivo consiste en aquellas actividades que se realizan en torno al ejercicio físico, partiendo de unas reglas y poniendo a prueba distintas habilidades. Los actos deportivos pueden tener muchos objetivos distintos, pero siempre deben ser medibles.
Cuestiones a considerar antes de organizar un acto deportivo
Pregúntate antes de nada las siguientes cuestiones, te ayudarán a proceder de mejor manera más adelante:
- ¿Sois capaces de desarrollar el acto?
- ¿Contáis con colaboradores?
- ¿Tenéis tiempo, conocimientos o recursos para organizar el evento?
- ¿Qué limitaciones existen?
- ¿Es la primera vez que planificáis el acto o existen precedentes?
¿Cuáles son las fases de un evento deportivo?
A continuación, te relatamos cuáles son las etapas de organización de un evento deportivo y en qué consisten, de manera resumida, fácil y entendible:
FASE PREVIA: Planificación Pre-Evento
La fase previa al acto es, sin duda, la más importante, ya que en ella se deciden los distintos factores clave del evento deportivo. Es imprescindible tener claros los objetivos y la tipología de este para establecer cuáles van a ser su estructura y estrategia.
Podríamos dividir la etapa pre-evento en las siguientes fases:
Define el objetivo del evento.
Escoge el deporte.
Elige a qué público se dirige (género, edad, etc).
Planea el presupuesto.
Decide la fecha y la hora más convenientes.
Define el tipo de gestión que va a tener el evento (directa, público-privada, mediante empresas adjudicatarias, etc).
Elige el protocolo y las normas que mejor encaja con el acto.
Comunicar el evento a los medios (para tener más repercusión, incrementar la participación o conseguir mayor facturación).
Gestiona la burocracia (permisos, trámites, licencias…).
Contrata personal.
Elimina imprevistos.
En definitiva, como puedes ver, la mayor parte del trabajo para hacer un evento deportivo se realiza con anterioridad al mismo.
FASE OPERATIVA: Desarrollo del Evento
Durante los días del acto, hay tres cosas que manifestarán si una organización es adecuada o no:
- Asistencia del público: existen principalmente dos clases de público: VIP y el resto. Una división basada en motivos económicos o protocolarios. ¿Cuándo un asistente es VIP? Si paga más o si se tratan de personalidades importantes. La gestión de la entrada también es relevante. Su sistema no debe dar problemas. En la actualidad, hay métodos de check-in online. Por cierto, el recinto debe estar perfectamente señalizado.
- Protocolo: no hay ninguna forma concreta de protocolo a seguir, pero debe ser acorde a la tipología del acto, su sitio de celebración y su importancia. No es lo mismo un partido de La Liga que los Juegos Olímpicos o un maratón local.
- Restauración y catering: son servicios extra que van a cargo de empresas, normalmente, subcontratadas. Muchas veces, es necesario establecer servicios de abastecimiento de vituallas.
FASE POSTERIOR: Post-Evento
No hay que relajarse porque haya concluido el acto. Después toca hacer un balance final, medir el impacto y valorar los aspectos positivos y negativos de lo sucedido, de cara al futuro.
¿Qué acciones debes realizar en el post-evento?:
- Reporte económico y financiero
- Envío de agradecimientos
- Gestión de la limpieza
- Conclusión sobre la presencia del acontecimiento en los medios
- Análisis de audiencia, participación y asistencia
Consejos para planificar un acto deportivo de éxito
Por último, nos despedimos con unos consejos para organizar un evento deportivo adecuadamente:
- Escoge correctamente la fecha: evita que coincida con partidos de fútbol importantes, vacaciones, fiestas u otros espectáculos.
- No te olvides del transporte: ten previsto cómo van acudir los invitados al acto.
- Preparación por si vienen periodistas: si la prensa va a asistir, deberías preparar un espacio especial para medios de comunicación y una persona de apoyo.
- Asegúrate de que en las invitaciones está toda la información necesaria: añade el título del evento, qué deporte va a realizarse, la fecha, hora y lugar exactos, requisitos de vestimenta, normas, contacto, cómo inscribirse, condiciones de participación, etc.
Ahora ya conoces de forma básica cuáles son las etapas de un evento deportivo. No obstante, se trata de un área muy compleja. Es por ello que te animamos a recibir formación especializada para aprender todas las habilidades y los conocimientos necesarios para realizar de la mejor forma la tarea de dirigir y organizar eventos deportivos. Son muchas las áreas de trabajo, y una de las mejores opciones para formarte en ellas es el máster en gestión de eventos deportivos de Unisport.
